Korrespondenz

Oft wichtig und dringend – aber wie und vor allem wer?

Korrespondenz – was meinen wir damit?

Wer kennt das nicht? Da sollten Schreiben raus oder es sollten Dinge mit dem Finanzamt, den Sozialversicherungsträgern, der Berufsgenossenschaft, den Banken oder anderen Institutionen geklärt werden. Kunden, Lieferanten und Interessenten sollten über eine Neuerung informiert werden – und niemand aus den eigenen Reihen hat freie Kapazität, dies auch noch zu übernehmen.

Schritt in Richtung Freiheit

Lösungsansätze

Nun gibt es mehrere Lösungsansätze, die alle in Kombination einen guten Schritt in Richtung Freiheit sein können:

Standards definieren

Standards definieren, so dass häufig vorkommende Vorgänge einen definierten und dokumentierten, standardisierten, Normalablauf haben. Gleichzeitig darf die Definition, was die Gründe für eine Abweichung vom Standard sein können und der daraus resultierende Umgang damit, ebenfalls erstellt und im Unternehmen ausgerollt sein.

IT-Unterstützung

IT-Unterstützung, die Standards automatisiert und damit ressourcenschonend und praktisch fehlerfrei „Arbeit von der Stange“ abnimmt, so dass alle Beteiligten die Zeitvorteile – und zwar sowohl für Chronos (die passende Zeitdauer) als auch für Kairos (der günstige und richtige Zeitpunkt)– nutzen können.

Outtasking

Outtasking von Einzelaufgaben, die Zeit, Know-How und Zusammenarbeit erfordern. An den richtigen Stellen abzugeben, Arbeitspakete auszulagern, um sich dann zurück auf die Wertschöpfung besinnen zu können, hilft häufig beim Knotenlösen und Ressourcen zu schaffen.

 

Oftmals ist es eine Kombination aus all den Möglichkeiten.

Beispiel aus der Praxis

Stellen wir uns vor, dass Vertragsbestätigungen und -kündigungen fast täglich im debitorischen Bereich, also im Kundenkontakt erstellt werden.

Der erste Schritt wäre die Erstellung von Vorlagen und Checklisten, die überprüfen, auf was zu achten ist, welche Eintragungen in Systemen zu erfolgen haben.

Der zweite Schritt ist die Erstellung von Briefvorlagen und vorformulierte Textbausteine, die einen Standard im Außenauftritt sowohl optisch als auch inhaltlich sicherstellen.

Der dritte Schritt ist die halbautomatische Erstellung der Antwortschreiben auf Basis der erfassten Daten in den IT-Systemen.

Und letztendlich der vierte Schritt wäre die vollautomatische Erstellung und Versendung der Schreiben auf der eventuell ebenfalls, beispielsweise über Webformulare, erfassten Datenbasis.

Ein Outtasking wäre an dieser Stelle maximal die regelmäßige Prozesskontrolle – oder schon hinfällig.

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