Lohnbuchhaltung

Wir digitalisieren Ihre Lohnbuchhaltung und übernehmen die regelmäßigen Tätigkeiten, welche sich in Zahlen ausdrücken lassen, sprich die monatlichen Abrechnungen. Somit können Sie Ihre Lohnbuchhaltung auslagern und sich auf Ihr Unternehmen konzentrieren – sicher, einfach und zuverlässig.

Lohnbuchhaltung – was gehört dazu?

Der umgangssprachliche Begriff „Lohnbuchhaltung“ kann entweder per offizieller Definition als das gesehen werden, was er ist: die Lohn- und Gehaltsabrechnung für angestellte Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen oder einer Organisation. Wenn wir den Begriff allerdings umgangssprachlich in kleinen und mittleren Unternehmen und Organisationen betrachten, gehört noch sehr viel mehr als die pure monatliche Abrechnung dazu.

Alles, was mit Personal zu tun hat, fällt in dieses Ressort, das zwangsweise jede Führungskraft nebenbei mitmachen muss. Da wir in aller Regel Zeit gegen Geld tauschen, ist in praktisch jeder Unternehmung das Thema Personal involviert – es sei denn, man ist echter „Einzelkämpfer“, also eine typisch selbständige Person, die keine Mitarbeiter:innen beschäftigt. Allerdings kann auch eine selbständige Person Mitarbeiter:innen haben. Nämlich dann, wenn er oder sie die beste Fachkraft ist und für unterstützende Tätigkeiten, die dann möglichst den Rücken frei für die Expertise der selbständigen Person halten.

Regelmäßige Tätigkeiten

  • Monatliche Lohndatenerfassung und/oder Zeiterfassung
  • Monatliche Eingaben in die Lohndatenerfassung, auch für Gehaltsempfänger, beispielsweise Urlaubs- und Kranktage
  • Abrechnung Löhne und Gehälter und Aushändigung der Abrechnungsbelege an Mitarbeiter:innen
  • Abrechnung Sozialversicherungsbeiträge (SV) an Krankenkassen
  • Abrechnung Lohn- und Kirchensteuer an Finanzamt
  • Abrechnung pauschalierte Beiträge
  • Zahlungsverkehr für Löhne, Gehälter, Krankenkassen, Steuern, Vermögenswirksame Leistungen usw.
  • Erstellung der jährlichen Abrechnungen an die Berufsgenossenschaft
  • Erstellung der jährlichen Belege an die Sozialversicherungsträger und Finanzamt inkl. Aushändigung an Mitarbeiter:innen von Jahreslohnsteuerbeleg und DEÜV-Meldung
  • Reisekosten- und Auslagen-/Spesenabrechnungen
  • Provisionsabrechnungen
  • Zyklusgespräche und Zielvereinbarungen, häufig im Jahresrhythmus

Einmalige Tätigkeiten

On-Boarding neuer Mitarbeiter:innen

  • Anlage neue User in IT-Systemen inkl. Berechtigungsdefinition
  • Aushändigung, Protokollierung und Registrierung von Equipment wie Schlüssel, Codekarten, Telefon, Laptop, Werkzeug, Fahrzeug etc.
  • Bestellung und Bereitstellung Visitenkarten
  • Prüfung notwendige Unterlagen und Archivierung, wie beispielsweise Zertifikate, Führerschein, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Führungszeugnis etc.
  • Erstellung, Erläuterung und Archivierung der unterschriebenen Dokumente, wie Datenschutzerklärung, Betriebsordnung, Brandschutz, Unfallschutz, Erste Hilfe, Besondere Befugnisse etc.
  • Erläuterung Betriebliche Altersvorsorge und Protokollierung
  • Einarbeitungspläne und Bekanntmachung neue Mitarbeiter:innen
  • Willkommensgespräch mit Vorgesetzen und Pat:in

Off-Boarding ausscheidender Mitarbeiter:innen

  • Sperren von User in IT-Systemen und Cloud-Logins
  • Rückgabe Equipment
  • Vernichtung Visitenkarten
  • Aushändigung Kündigung mit arbeitsrechtlichen Hinweisen
  • Abmeldungen und Info an notwendigen Stellen

Sporadische Tätigkeiten

  • Stammdatenpflege bei Änderungen wie beispielsweise Adressdaten, Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Bankverbindung etc.
  • Änderung der Lohndaten wie beispielsweise der Wert des Sachbezugs bei neuem KFZ, Tantieme, Boni, Einmalzahlungen, Weihnachts-/Urlaubsgeld etc.
  • Vertragspflege, -überwachung und Archivierung Personalakte
  • Stellenausschreibungen
  • Stellen-, Rollen- oder Tätigkeitsbeschreibungen
  • Bewerbungsgesprächsvorbereitung und/oder Bewerberauswahl

Personalmanagement – da gehört noch mehr dazu

Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Bereiche, die im „großen“ Personalmanagement separat definiert und strukturiert umgesetzt werden. So beispielsweise das Fortbildungsmanagement und die Persönlichkeitsentwicklung, die individuelle Softskill-Entwicklung sowie die KPIs, also Leistungskennzahlen, die als Key-Performance-Indicators bezeichnet werden.

Das Personalmarketing, beispielsweise über die Teilnahme beim „Great Place to Work“ Wettbewerb oder die entsprechenden Kununu-Bewertungen gehören sicherlich zu den größeren Organisationen und werden in kleinen und mittleren Organisationen eher „am Rande“ bedient.

Personalmanagement auslagern?

Es stellt sich die Frage: was von all diesen Themen kann sinnvollerweise über das Next Generation Outsourcing tatsächlich ausgelagert werden?

Da die Prozessverantwortung beim Next Generation Outsourcing anders als im herkömmlichen Outsourcing im eigenen Haus bleibt und über entsprechende Cloudlösungen zusätzlich die Datenhoheit ebenfalls nicht extern vergeben wird, ist grundsätzlich alles möglich.

Das Pales-Team agiert als Mitarbeiter:in im Mobileoffice. Nicht mehr und nicht weniger. Also sprechen Sie mit uns, welche Tätigkeitsbeschreibung wir für Sie schreiben und umsetzen dürfen!

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Lohnbuchhaltung + Personalwesen zu komplex?
Nicht für uns!

Was Sie davon abgeben möchten, das entscheiden Sie! Die regelmäßigen Aufgaben in der Lohnbuchhaltung auszulagern, gehört mittlerweile schon zum Standard. Die gesamte Lohnbuchhaltung zu digitalisieren und GoBD-konform zu archivieren ist eine weitere Entlastung für jedes Unternehmen und jede Organisation. Zumal bei Lohnunterlagen, je nach Fall, die verlängerte Aufbewahrungsfrist bis zu 30 Jahren betragen kann.

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