Stammdatenmanagement

Für eine richtige Datenbasis in Ihrem Unternehmen.

für Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten, Artikelstammdaten etc.

Stammdaten – was versteht man darunter?

Zu den Stammdaten zählen alle Daten, die in aller Regel stabil bleiben und sich nicht ständig oder bei jedem Geschäftsvorfall ändern.

Was gehört dazu?

Sehr typische Stammdaten sind Kunden- und Lieferantendaten inkl. Bankverbindungen und Ansprechpartner, Artikelstammdaten, Sachkonten, Kostenstellen- und -träger sowie Stücklisten, Preis- bzw. Rabattlisten und andere Basis- und Grundlagendaten.

Warum wichtig?

Stammdaten sind das Herzstück. Wenn das Herz gut gepflegt ist, läuft das restliche System praktisch rund. Da Stammdaten für alle Vorgänge als Basis herangezogen werden sind sie es, die das Ergebnis maßgeblich beeinflussen. Wenn die Pflege der Stammdaten also systematisch erfolgt und Änderungsregeln definiert sind, ist dies durchaus einen Blick mehr wert: der echte Mehrwert ergibt sich tatsächlich aus den Abhängigkeiten und der strukturierten Anlage, an den Stellen, wo es sinnvoll ist, und den pragmatischen Änderungen, wo diese notwendig sind.

Stammdatenpflege – wichtig! – Beispiel aus der Praxis

Als Beispiel verwenden wir Artikelpreise, die sich meist jährlich ändern und eine Preisliste bei allen Mitarbeitern immer aktuell vorliegt. Nun ist es in der Praxis häufig so, dass neue Angebote anhand der Preisliste erstellt werden oder, selbst wenn die Artikel-Verkaufspreise theoretisch im Warenwirtschaftssystem hinterlegt sind, diese nochmals kontrolliert werden – bei jedem Angebot und jedem Auftrag.

Machen wir uns also einmal die Mühe und aktualisieren die Preise, ggf. per Schnelländerung, sperren die weitere Änderungsmöglichkeit anschließend für alle „Normal-User“ , haben wir praktisch das ganze Jahr bis zur nächsten Änderung die Sicherheit, dass ausschließlich korrekte Preise angeboten oder fakturiert werden. Ebenso können wir dies auf Lieferanten-Einkaufspreise übertragen.

Desto besser die Basis, umso besser das Ergebnis!

Beim Stammdatenmanagement gehen wir noch einen Schritt weiter:

Im Vorfeld zu überlegen, welche Daten welche Auswirkungen auf unsere Geschäftsvorfälle haben und welche Risiken damit verbunden sind ist ein sehr einfaches und effektives Risikomanagementbausteinchen.

Da die korrekte Stammdatenpflege Folgefehler ausschließt, die Zeit, Image und Ressourcen unnötig fressen, darf diese koordiniert, dokumentiert und geführt erfolgen.

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Stammdatenmanagement – mühsam? Nicht mit uns!

Entsprechende Dokumentationen helfen Mitarbeiter:innen bei der Umsetzung im Tagesgeschehen – desto besser die Basis, umso besser das Ergebnis!

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