Dokumentation

Für die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung.

Des Weiteren ist eine Dokumentation wichtig für Bereiche von

A wie Arbeitsanweisungen über
B wie Betriebsvorgaben über
V wie Verfahrensdokumentation
Z wie Zertifizierung

Pflicht?

Es gibt unterschiedliche Arten der Dokumentation und der Dokumentationspflicht:

Verfahrensdokumentation – ja!

Die gesetzlich vorgeschriebenen Dokumentationen wie die Verfahrensdokumentation zur Dokumentation der Prozesse zur digitalen Archivierung und zur Darlegung der ordnungsgemäßen Buchführung.

Verfahrensbeschreibung – ja!

Die Verfahrensbeschreibung ist ebenfalls vorgeschrieben und beinhaltet die Dokumentation der Abläufe in Bezug auf den Datenschutz. D.h. schon zwischen der Verfahrensdokumentation und der Verfahrensbeschreibung gibt es Parallelen.

Zertifizierung – notwendig!

Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation zusätzlich eine Zertifizierung, beispielsweise nach dem ISO-Standard, erlangen möchte, ist eine zertifizierungskonforme Dokumentation dazu notwendig.

Auch diese weist viele analoge Inhalte zur Verfahrensdokumentation und dem Verfahrensverzeichnis auf. 

Bankenrating / Risikomanagement – notwendig!

Weitere Dokumentationen sind notwendig für das Bankenrating, das Risikomanagement und viele weitere Bereiche des Geschäftslebens.

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation – zur GoBD-Konformität, also umgangssprachlich die „Revisionssicherheit“: Ziel der Dokumentation ist es, schriftlich oder auf andere Weise dauerhaft niedergelegte Informationen (Dokumente) gezielt auffindbar und zuordenbar zu Buchungsfällen zu machen.

Für die elektronische Form Ihrer Unterlagen gilt der Nachweis nach GoBD, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

In diesen Grundsätzen ist geregelt, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einem Unternehmen oder einer Organisation aufbewahrt werden müssen. In der Regel sind diese Belege für eine Dauer von 6 (Geschäftskorrespondenz) über 10 (steuerlich relevante) bis hin zu 30 Jahren (Personalunterlagen) aufzubewahren. Von der GoBD betroffen sind jegliche Unternehmens- und Organisationsformen, sowie Freiberufler und Selbständige. Buchhaltungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind dieser Regelung ebenso untergeordnet wie entsprechen buchhaltungspflichtige Organisationen wie Verbände und Vereine.

Verfahrensbeschreibung

Verfahrensverzeichnis – zum BDSG bzw. zur DSG-VO, also das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzgrundverordnung:

Ziel der Dokumentation ist die Darlegung des Schutzes personenbezogener Daten bei der Erfassung, Verarbeitung, Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung in Unternehmen und Organisationen. 

Diese werden im Allgemeinen durch die TOM, die Technisch Organisatorischen Maßnahmen, detailliert hinterlegt, damit die Absicherung definiert ist. Zusätzlich werden die Abläufe im Notfall-Eintritt hinterlegt sowie die Abläufe bei der Erfragung zulässiger Daten durch Betroffene.

Zertifizierungdokumentation

Zertifizierungsdokumentation – zur ISO-, TÜV-, COSO-Zertifizierung oder vielen, vielen anderen, werden ebenfalls immer entsprechende Dokumentationen benötigt. Die einmalige Erstellung ist meist nicht die größte Herausforderung, sondern die dauerhafte und nachhaltig Pflege. Denn sobald es eine Änderung in einem Ablauf oder Prozess oder einem System oder einer Zuständigkeit ändert, ist auch die Dokumentation entsprechend anzupassen. Und dies im Durchschnitt in 3 verschiedenen Dokumentationen. 

Gerade kleine und mittlere Unternehmen und Organisationen stoßen hier regelmäßig an ihre Kapazitätsgrenzen. Eine Person macht solche Dokumentationen meist „nebenbei“ mit.

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Dokumentationen – wie öde? Nicht für uns!

Ein strukturierter Aufbau ist ebenso sinnvoll wie die passende Versionierung und ein entsprechender Freigabestatus. Dies hört sich meist aufwändiger an als es ist – vorausgesetzt gewusst wie.

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