Der durchgängige Datenschutz ist lt. Bundesdatenschutzgesetzt (kurz BDSG) in allen Unternehmen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte  jedes einzelnen Menschen stets zu beachten. Dafür gibt es einige konkrete Maßnahmen die in Unternehmen und Organisationen getroffen und umgesetzt werden müssen. Diese Maßnahmen werden auch als TOMs genannt (TOM = Technisch-Organisatorische Maßnahmen) und sind im BDSG enthalten.

Ob es nun um die Zugriffskontrolle, die Weitergabekontrolle oder die Verfügbarkeitskontrolle als Maßnahmen geht. Fakt ist, dass jedes Unternehmen dazu verpflichtet ist, den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Um im nachhinein feststellen zu können, wer was wann mit welchen Informationen gemacht hat, muss zu erst klar sein, welche Personen in welche Prozesse involviert sind.

Hier spricht man von einer Verfahrensdokumentation, in der sämtliche Prozesse eines Unternehmens festgehalten werden und aus der hervorgeht, wie man mit genau diesen Informationen umzugehen hat. Wer hat den Zutritt, den Zugang oder den Zugriff auf welche Daten? Wer darf diese Daten in eine DV-Software ein- und im Anschluss weitergeben? Wie wird sichergestellt, dass genau diese Informationen vor Zerstörung oder Verlust geschützt sind? Sind die Daten bei der Weitergabe auch verschlüsselt worden? Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation werden genau diese Themen behandelt, wodurch gleichzeitig eventuelle Sicherheitslücken in Ihrem Unternehmen entdeckt und im Anschluss behandelt werden können.

Somit können Sie recht simpel die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz erfüllen und gleichzeitig Ihr ganz eigenes internes Kontrollsystem aufbauen. Und das in dem sie Ihre bestehenden Abläufe und Prozesse festhalten und dokumentieren. Ihre eigene Verfahrensdokumentation/eigenes Dokumentationsmanagement erwacht zum Leben!