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Freiheit!

Vor 35 Jahren stellte Marius Müller-Westernhagen bereits treffend fest: „Freiheit, Freiheit – ist die Einzige, die fehlt!“

Auf was sich Westernhagen damals beim Schreiben genau bezog, weiß er selbst nicht genau. Dass es sich zu einer Hymne entwickelte, war jedenfalls nicht sein Plan.

Wenn wir nun Unternehmen und Organisationen und deren Führungskräfte befragen, fehlt ihnen häufig genau die Freiheit, selbst zu gestalten. Es sind äußere Umstände, die politische und wirtschaftliche Lage, die Konkurrenz, das Wetter, der Fachkräftemangel sowie der Motivationslevel von Mitarbeiter:innen, die Unternehmen und Organisationen am Fortkommen hindern.

Echt jetzt?

Lassen Führungskräfte andere über die Wirksamkeit ihres Tuns entscheiden, ist es mit der Freiheit schnell am Ende. Das sprichwörtliche Hamsterrad dreht sich ohne Halt zum Aussteigen.

Was für Groß- und Weltkonzerne sicherlich viel, wenn auch nicht die ganze, Wahrheit beinhaltet, ist für kleine und mittlere Unternehmen eher eine geschickte Ausrede. Der ganz große Vorteil von kleinen und mittleren Organisationen ist die eigenverantwortliche Selbstwirksamkeit, die agil auf Situationen im Außen reagieren kann. So stehen uns in diesem Segment Methoden und Führungswerkzeuge zur Verfügung, die genau daran arbeiten und Freiheit gewinnen können.

Allen voran drei sehr konkrete Ansätze für mehr Freiheit:

  • Sicherheit durch Prozesse – lasst uns einmal den Happy Path definieren und alles, was nicht „so happy“ ist, entsprechend abfangen
  • Lösungen durch Engpassklarheit – lasst uns erst das Richtige tun, bevor wir dies dann richtig tun
  • Wachstum durch Fehler – lasst uns möglichst viele Fehler machen, um möglichst viel daraus zu lernen

Das Prozessmanagement integriert Regeln und Complience, so dass Tagesentscheidungen bereits vorher abgesichert sind. Wenn in einem Prozess mit entsprechenden Freigaben, die Regeln der Entscheidungskompetenz sowie andere Wege mit anderen Voraussetzungen implementiert sind, braucht es das einmalige, tiefergreifende Nachdenken.

Dieses ersetzt die tägliche Entscheidung von Vorgesetzten im „normalen Betrieb“. Führung heißt schließlich, das richtige Umfeld zu schaffen, dass dann das Tagesgeschäft ohne die Führungskraft selbst läuft.

Die Engpassanalyse setzt bestmöglich an den Ursachen oder zumindest den weitreichendsten Lösungsstellen an, um in großen Schritten auf die gewünschte Freiheit zuzugehen. Wenn wir immer wieder an Symptomen herum schrauben, ohne die Abhängigkeiten in einem komplexen System wie einem Unternehmen oder einer Organisation zu betrachten, verpuffen sehr viele Ressourcen ohne wirklich Wirkung erzielt zu haben. Also können wir für nachhaltige Änderungen eine Engpassanalyse immer als Basis oder unterstützend – praktisch zur Überprüfung unseres Vorhabens – heranziehen.

Die Fehlerkultur in NewWork ermöglicht Wachstum, ohne die Dauerschleife und Komplettverantwortung am grünen Tisch zu drehen. Selbstverständlich ist NewWork sehr viel mehr, als nur der offene und nicht Schuld zuweisende Umgang mit Fehlern, jedoch ist dies im Zusammenhang mit der Freiheit ein treibender Aspekt. Zwar erfordert eine Umstellung der Kultur in Organisationen etwas Geduld, diese zahlt sich jedoch schneller aus, als man denkt.

Diese 3 starken Komponenten lösen direkt, schnell und intelligent derartig viele unsinnigen Hamsterräder auf, dass viel Platz für nutzenstiftende Arbeit, freie Zeit, zwischenmenschliche Kommunikation und eben ganz viel Freiheit wird.

Denn ja, „Freiheit, Freiheit – ist das Einzige was zählt!“

Prozesse sagen uns doch das “WIE”, oder?

Ja, stimmt. Und deswegen ist es auch so außerordentlich wichtig, beim Designen von Prozessen die Wozu-Frage und damit das “echte” Prozessziel nicht zu vernachlässigen!

Stell dir vor in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem das “Wie” und das “Wozu” nicht klar sind. Es gibt Befehle ohne Sinn und Verstand, die jeder auszuführen hat. Keiner weiß vorher, was nun wieder ansteht und es wird der sprichwörtliche blinde Gehorsam verlangt – hört und fühlt sich nach Militär oder Sekte an. Sehr krass, so eine BEFEHLSKULTUR, und sicherlich kein Klima, um dauerhaft dort als Angestellter oder auch als Chef zu arbeiten, oder?

Nun stell dir vor, in deinem Unternehmen ist völlig klar definiert, wer was zu tun hat, am besten bis ins kleinste Detail. Allerdings weiß keiner wozu das alles gut ist und auch nicht, was das große Ganze ausmachen soll. Häufig ist dies in kommunalen Einrichtungen, Städten und Ämtern mehr oder weniger stark der Fall. Dazu wäre ich persönlich sicherlich nicht berufen und lt. Umfragen ist dies auch nur für einen Bruchteil der Menschen die Form, in der sie dauerhaft arbeiten wollen – eine BÜROKRATIE eben.

Bis hierhin haben wir uns flach auf der WIE-X-Achse von links nach rechts bewegt…

… nun kommen wir über den Äquator meiner schönen Zeichnung und erhöhen den WOZU-Anteil auf der Y-Achse:

Junge Unternehmen mit einer tollen Vision wissen immer das Wozu und vertrauen darauf, das Wie schon irgendwie hinzubekommen. Das funktioniert in den allermeisten Fällen, nämlich dann, wenn das Wozu wirklich stark genug ist, hervorragend! In solch einem START-UP brennen alle Beteiligten für die Sache und finden immer Mittel und Wege, oft bis tief in die Nacht hinein, die Aufgaben und Herausforderungen zu schaffen, ohne vorher zu wissen, wie das geht.

Die Königs-Disziplin ist es dann, entweder vom Start-Up oder der Bürokratie heraus, den Schritt hin zur Wohlfühl-High-Power-Kultur zu schaffen. Das heißt ein Unternehmen zu schaffen, das sich so viel wie möglich durch Prozesse vereinfacht, ohne dabei das Wozu aus den Augen zu verlieren. Prozesse werden in diesem am höchsten entwickelten Unternehmen dazu genutzt, um unnötige Zeitaufwände und Fehlerquellen zu vermeiden, das Rad nicht ständig neu zu erfinden und die bereits bewährten Best-Practise-Prozesse für alle zugänglich zu machen. Damit haben die wertvollen Human Ressources, also die MENSCHEN, ihre Köpfe frei für kreatives Denken und alles andere, was tatsächlich wertschöpfend ist.

Wo stehst du und das Unternehmen, für das du morgens aus dem Bett steigst?

Das. 9. Wozu – die Entscheidungssicherheit

Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen! Nicht allein die Vorgesetzten sind für Entscheidungen zuständig, sondern jede einzelne beteiligte Person trifft Entscheidungen. Die Grundlage dafür sind dokumentierte Regeln, die auf die Ziele abgestimmt sind und damit jeden Tag Erfolg generieren.

Der Erfolg von Ihrem Unternehmen hängt wesentlich davon ab, wie Sie ihre Entscheidungen treffen. Nun haben Sie in Ihrem Unternehmen aber auch Mitarbeiter und Abteilungsleiter, welche in deren Alltagsgeschäft auch Entscheidungen treffen sollen. Diese Entscheidungen müssen sich an Ihre kurz- und mittelfristige Unternehmensziele orientieren, welche zur Erfüllung Ihres langfristigen Unternehmensziel beitragen. Ihrer Unternehmensvision. Um Ihre Unternehmenskultur den Mitarbeiter beizubringen, müssen die Entscheidungswege klar definiert sein. Hier ist nicht die Rede eines Leitfadens. Hierbei handelt es sich um eine Verfahrensdokumentation, welche die Ziele der einzelnen Haupt- und Teilprozesse festlegt.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Einer Ihrer Service-Mitarbeiter hat einen aufgebrachten Kunden am Telefon. Nun hat er ein Problem. Wie soll er mit diesem umgehen? Im Regelfall nimmt dieser Mitarbeiter das Problem auf und fängt an, intern alles auf den Kopf zustellen. Es kann damit anfangen, in dem er die anderen Kollegen von Ihrer Arbeit abbringt, um selbst Hilfe zu bekommen. Eventuell kommt er sogar auf Sie, als Geschäftsführer, zu, um eine Hilfestellung zu einem Service-Fall zu bekommen. Die Unsicherheit Ihres Mitarbeiters bzgl. der Auswahl des richtigen Ansprechpartners verleitet Ihn dazu, den Stress des Kunden in Ihrem Unternehmen weiterzuleiten. Diese Reaktion hilft weder dem aufgebrachten Kunden, welcher auf eine zeitnahe Lösung wartet,  noch Ihrem gestressten Mitarbeiter und seinem Umfeld. Die Kundenzufriedenheit so wie die Mitarbeiterzufriedenheit leiden gewaltig darunter.

Was aber nun, wenn Sie den Prozess der Telefonannahme in Ihrem Unternehmen genau definiert und dokumentiert hätten? Was wenn Ihr Mitarbeiter gewusst hätte, wie er auf diesen Kunden zu reagieren hat. Durch genau diese Dokumentation und Definition Ihrer Prozesse können Sie vorab bereits auf derartige Abweichungen eines Verfahrens reagieren und den richtigen Entscheidungsweg vorgeben. Zum Beispiel wäre eine Problemaufnahme mit Ziel der Weiterleitung an die entsprechende Abteilung ein logischer erster Schritt. Wird eine Art Checkliste mit allen wichtigen Fragen abgearbeitet, ist man schon einen großen Schritt weiter. Der Kunde fühlt sich wohl, weil sein Anliegen genau aufgenommen wurde, und der Mitarbeiter ist ein ganzes Stück schlauer worum es überhaupt geht. Dadurch kann er die weitere Vorgehensweise einleiten, welche wiederum genau so in diesem Prozess bereits definiert wurde. Die nötige Entscheidungssicherheit der Mitarbeiter ist durch definierte Abläufe in Ihrem Unternehmen wiederhergestellt und sorgt für eine optimierte Durchführung sämtlicher Tätigkeiten.

Ist es nicht interessant, wie die gleiche Ausgangssituation unterschiedliche Auswirkungen auf Sie und auf Ihre Unternehmen hat? Und das NUR durch die Dokumentation und Definition existierender Abläufe…

Das 4.Wozu – die Versionssicherheit

Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente, um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen. Zusätzlich werden Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf praktisch ausgeschlossen.

Eine klassische, komplexe Dokumentation wird spätestens im Laufe der Zeit unübersichtlich und nicht mehr ernsthaft pflegbar, was mit einer Verfahrensdokumentation in Kombination mit einem DMS elegant abgefangen werden:

Jedes Dokument wird separat versioniert und freigegeben, kann somit also jederzeit einzeln gepflegt und upgedatet werden.

Die Cloud – eine Wolke für bodenständige Prozesse

Mit der Cloud schaffen wir den Sprung vom bisherigen IT-Management hin zu echtem Informations- und Prozessmanagement.
Damit werden Kompetenzen verlagert: Das ablauforientierte, nutzen- und oft auch wettbewerbsbezogene Denken wird dort abgerufen, wo es sowieso notwendigerweise vorgehalten wird, also beispielsweise im Vertrieb, der Entwicklung oder der Produktionsplanung.

Die Integration der Cloud-Applikationen und vor allem der Services wird in den Fokus gestellt werden, um eine prozessorientierte Architektur unternehmensweit hin zu bekommen.
Die Unternehmer, die sich auf diese Denkweise einlassen, werden potenziell die motivierteren Mitarbeiter finden und gemeinsam mit diesen auch “die Führung” übernehmen.

Natur und Prozesse

Heute früh hinterm Haus unser blühender Kirschbäumchen – ich habe nichts dazu getan, es durchläuft einfach so Jahr für Jahr seinen Zyklus – schön eines nach dem anderen.

Treiben – Blühen – Früchte tragen – Früchte abgeben – Blätter abwerfen – Winterruhe – Treiben – Blühen…

Die Natur würde nie auf die Idee kommen, sich jeden Morgen neu zu überlegen, was denn heute so ansteht. Die Evolution verbessert Prozesse im Laufe der Zeit, um sich geänderten Bedingungen anzupassen und die Ziele (meist Fortpflanzung und Wachstum) zu erreichen – genau das können wir für Unternehmen lernen: Prozesse sind die Basis für Wachstum!

Abschluss Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 3)

Die Macht von zielgerichteten Prozessen ist enorm! Ganz zu schweigen vom Wohlfühlfaktor, weil jeder Beteiligte immer die entsprechende Grundlage für Entscheidungen hat. Wenn wir jetzt noch den entscheidenden Schritt weiter gehen, nämlich uns für jeden einzelnen Prozess, und sei er noch so trivial, ernsthafte Gedanken über das Ziel machen, werden wir automatisch den Kundennutzen in den Mittelpunkt stellen und entsprechend bewusst proaktive Prozesse generieren – in unserem Beispiel möchte ich als Prozessziel des Mahnlaufs NICHT das offensichtliche (also „Geld eintreiben“) in den Vordergrund stellen, sondern die „Kundenzufriedenheit“, weil ich davon ausgehe, dass zufriedene Kunden anstandslos und gerne für den entstandenen Nutzen zahlen werden. Die logische Konsequenz im Mahnbeispiel ist die Klärung, WARUM ein Kunde nicht bezahlt, um dann entsprechende Maßnahmen einleiten zu können:

Mahnprozess_Beispiel_Ausschnitt

Wow, wenn ich die Macht des Unternehmens nehme und die Macht der Prozesse und die Macht, die jeder Mitarbeiter dadurch gewinnt komme ich zu dem Ergebnis:

Prozesse schaffen MACHT3

Was mache ich zunächst?


Gerade wenn Unternehmen neu anfangen, ihre Prozesse strukturiert zu erfassen und zu sortieren, kommt oft die Frage auf, mit was denn am Besten anzufangen ist. Hier rate ich sehr gerne zu einem einfachen Analyse-Tool – die Fehler-Auswirkung-Häufigkeits-Analyse:

  1. Schreibe den Fehler / das Problem auf
  2. Schreibe dahinter die Auswirkungshöhe von 0 (macht gar nix) bis 10 (Unternehmen kann schließen) dahinter
  3. Schreibe dann die Auftrittshäufigkeit auf, wieder von 0 (tritt nie auf) bis 10 (tritt auf jeden Fall ständig auf)
  4. Schreibe dahinter die Wahrscheinlichkeit, mit der der Fehler vorher bemerkt wird auf. Achtung, hier drehst du die 0-10 um, d.h. 0 = wird in jedem Fall sowieso entdeckt und 10 = ist praktisch unmöglich, dass das entdeckt wird.
  5. Multipliziere nun die 3 Zahlen miteinander und du hast eine ganz einfache Priorisierung erreicht
  6. Mach dich nun an die Prozesse, die die Fehler mit dem höchsten Quotienten deutlich verbessern werden!