KMU goes digital?

„Musst du denn immer alles digitalisieren?“ Die Frage, die mir doch häufig gestellt wird. Nein, weder immer noch alles.

Es gibt sogar sehr viel, was ich möglichst nicht digital haben oder machen will: Workshops, Kongresse, Vorträge, Spieleabende und auch sonst alles, was Menschen miteinander tun, ist mir in der „realen Variante“, so richtig mit sehen, riechen, fühlen am allerliebsten – keine Frage.

Alles in „echt“ lässt die so wichtigen Schwingungen zu, die wir für alles brauchen, was das Gehirn nicht alleine entscheiden sollte. Ja, ja, ja, das Unterbewusste ist bei jeder Entscheidung mit an Bord, egal wie rational diese ist – schon klar. Also ganz sicher nein, alles gehört für mich nicht digitalisiert.

Jetzt gibt es da noch die andere Seite in mir:

Die faule Seite, die nicht immer wieder das Gleiche tun möchte.

Die perfektionistische Seite, die alles hervorragend machen möchte.

Dann die ängstliche Seite, die keine Fehler machen möchte.

Und da ist noch die ungeduldige Seite, die keine Zeit verschwenden will.

Die nachhaltige Seite, die unbedingt beständig gute Wirkung erreichen möchte, ohne dauerhaft selbst beteiligt sein zu müssen.

Ach ja, und natürlich die freiheits- und abenteuerliebende Seite, die den Rücken frei haben möchte von lästigen Alltagsentscheidungen.

Gut, soweit einige persönliche Einblicke.

sinnvoll – sinnstiftend – sinnhaft

Genau diese Ansätze lassen sich hervorragend auf Unternehmen und Organisationen übertragen. Ist es nicht dumm, fleißig zu sein? Bitte nicht falsch verstehen, Fleiß an der richtigen Stelle ist richtig und wichtig. Ich stelle die Frage anders: Ist es nicht dumm, in allem fleißig zu sein? Ja, weil die ganze Fleißzeit doch auch sinnvoller, sinnstiftender und sinnhafter genutzt werden kann. Wenn das Ergebnis anders schneller, ressourcenschonender, transparenter und fehlerfreier vorliegt, gebührt dem Fleiß doch nur der Respekt des Durchhaltevermögens. Auch dieses lässt sich an anderer Stelle nutzen.

Digitalisierung – wozu?

Wenn wir uns nun Prozesse in Unternehmen und Organisationen anschauen, finden wir verschiedene Aspekte, wozu wir diese digitalisieren sollten:

• Wir überlegen uns ein einziges Mal den besten Weg und sorgen mit einem digitalisierten Prozess dafür, dass dieser Weg möglichst oft eingehalten wird.
• Wir denken über mögliche Abweichungen nach und definieren, welche Konsequenzen daraus entstehen, also wie wir mit den Abweichungen umgehen wollen.
• Wir schaffen Systeme, die unsere Abläufe unabhängig machen. Unabhängig von Zeit, Ort und einzelnen Personen.
• Wir ordnen Aufgaben Rollen, und nicht einzelnen Personen, zu, um einfache Vertretbarkeit zu gewährleisten.
• Wir sorgen für Sicherheit in den Entscheidungen, in dem wir Prinzipen und Regeln einarbeiten, die Fehlentscheidungen ausschließen.
• Wir generieren Freiheit für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen, in dem wir auf digitalisierter Basis ein sehr hohes Level an Individualität ausserhalb der Standards kreieren.
• Wir unterstützen Führung und entlasten Führungskräfte, in dem gut durchdachte Prozesse an vielen Stellen bereits strategische Führungsarbeit übernehmen und somit Führungskräfte für wertschöpfende und individuell führende, die nicht digitalisierbar sind, zur Verfügung stehen.

Verschiedene Ansätze:

Also möchte ich unterscheiden in Digitalisierung als Ersatz für das Reale und Digitalisierung als intelligente Unterstützung. Um genau zu sein, sind es 3 sehr unterschiedliche Ansätze:

1. Digitalisierung als Ersatz für das Reale
2. Digitalisierung als NewWork-Ansatz
3. Digitalisierung als Unterstützung

Selbstverständlich werden wir in allen 3 Bereichen immer Überschneidungen haben. Trotzdem sind es sehr unterschiedliche Ansätze und äußerst unterschiedliche Umsetzungsstrategien.

Gründe für „KMU goes digital“

Die Umwelt sagt „danke“!

Den notgedrungenen Ersatz haben wir in den letzten zwei Jahren kennengelernt. Von Online-Meetings über Co-Working-Plattformen bis hin zu Cloud-basierten Systemen für das totale Mobile Office. Wir waren und sind gezwungen worden, neu zu denken, neue Wege zu finden, wie wir miteinander kommunizieren und arbeiten können. Vieles davon war längst überfällig. Oder ist es nicht ökonomisch und ökologisch sehr sinnvoll, den Flug von Stuttgart nach Berlin und am Abend zurück für ein einstündiges Meeting über ein Online-Meeting abzuwickeln? Selbstverständlich fallen mir durchaus ein, zwei, drei Gründe ein, warum auch dann ein vor-Ort-Meeting sinnvoller sein kann, beispielsweise wenn eine völlig neue Geschäftsbeziehung angebahnt wird. Dazu ist es meines Erachtens nach unerlässlich, sich persönlich zu treffen – zumindest einmal. Oder eine Projekteskalation soll abgefedert werden. Natürlich ist dies „nur online“ möglich, sicher jedoch nicht annähernd so effizient. Das also Beispiele dafür, wann und wie uns die Digitalisierung als Ersatz dient und diese eine Notlösung darstellt. Auch daraus lässt sich einiges lernen und beibehalten. Und: Besser als nichts!

Motivationsaspekt

Ein anderer Grund für die Digitalisierung sind einige NewWork-Aspekte- es ist die Möglichkeit des mobilen Arbeitens oder der abgeschwächteren Form: das Homeoffice. Wer Homeoffice-Verträge mit Mitarbeiter:innen schließt, erlaubt das Arbeiten von zu Hause aus als Ersatz für das Büro. Sollte eine für Homeoffice autorisierte Person dann jedoch von einem anderen Ort als die Meldeadresse aus arbeiten wollen, beispielsweise bei einem Verwandtenbesuch in einer anderen Stadt, muss dies auf jeden Fall angemeldet und meist auch separat genehmigt werden. Anders ist dies der Fall, wenn Mobileoffice vereinbart wurde: dies sieht i.d.R. keine bestimmte Adresse zum Arbeiten aus der Ferne vor. Selbstverständlich besteht trotzdem Vertragsfreiheit, so dass weitere Regeln, z.B. es muss spätestens am nächsten Werktag ein Inhouse-Termin möglich sein, je nach Tätigkeit hilfreich sein können. Diese Form der Digitalisierung hat nichts mit einer Notlösung, sondern mit ganz klarem Fortschritt in Richtung NewWork zu tun. Und wenn wir dazu die Motivationsaspekte ansehen, je nach Quelle spricht man von 12-20 verschiedenen, ist die Möglichkeit des Homeoffice oder gar Mobileoffice häufig mehr als nur ein Motivationsstupser. Das Nudging, als das Anstupsen, wird meist mit Kleinigkeiten in Zusammenhang gebracht, die unbewusst für Motivation bei Mitarbeiter:innen sorgen. So kann ein solcher Anstupser, dass am Freitagnachmittag auch die Inhouse-Mitarbeiter:innen wahlweise im Homeoffice arbeiten dürfen, durchaus ungeahnte Früchte tragen. Um nur einige der Motivationsaspekte herauszunehmen, sie die Flexibilität (beispielsweise durch Vertrauensarbeitszeit und freier Zeiteinteilung) sowie die Freiheit (beispielsweise durch mobiles Arbeiten) genannt.

Das also in Kürze die Möglichkeiten der Ersatz-Digitalisierung mit einigen Ansätzen aus den NewWork-Gedanken. Diese Form der Digitalisierung ist in den letzten zwei Jahren die Grundlage des Alltags geworden. In Schulen, im Privaten, in Organisationen und in Unternehmen. Alle, die noch nicht „dabei“ waren, haben in zum Teil sehr kurzer Zeit Systeme geschaffen, die die Kommunikation untereinander ermöglicht hat, ohne in einem Raum zu sein, sich trotzdem zu sehen und optische und auditive Inhalte miteinander zu teilen. Fehlt gerade noch das Fühlen, Riechen und Schmecken und ich bin mir sicher, dass wir nach und nach auch diese Möglichkeiten bekommen werden.

Digitalisierung als Unterstützung

Unser Hauptthema ist jedoch die Digitalisierung als Unterstützung! Und zuerst räumen wir hier mit dem Mythos auf, dass man „alles selbst“, „alles perfekt“ und „alles sofort“ machen muss. Unterstützung und Hilfe liegen natürlich nahe beieinander. Und nichts liegt mir ferner, als Hilflosigkeit zu propagieren – das schlimmste Gefühl schlechthin. Also drehen wir das Thema um: bevor es überhaupt zu Hilflosigkeit kommt, holen wir entsprechende Unterstützung, den Support, so dass das Kind gar nicht erst in den Brunnen fallen kann. Kein Mensch der Welt kann alles selbst, alles perfekt und alles sofort machen. Also können wir dies doch von vornherein bleiben lassen und uns gar nicht erst Jahr für Jahr von Burnout zu Depression hangelnd versuchen. Im Versuch ist schließlich das Scheitern schon implementiert. Und wie sagte der alte Grieche Sokrates: „Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Das ist einer der Hauptgründe, warum ich die Digitalisierung als Unterstützung so sehr schätze. Nach meiner Definition ist Zeit gemeinsam mit Liebe und Freiheit das Wertvollste was wir haben. Also ist es nur verständlich, wenn wir diese nicht „vergeuden“ wollen. Und zum Vergeuden von Zeit gehört eindeutig jede immer wiederkehrende Tätigkeit, die digitalisiert werden kann. Wie klassisch und bereichsübergreifend die Archivierung von Dokumenten. Viel Arbeiten kann schön und erfüllend sein – jedoch sehr viel wahrscheinlicher mit wertschöpfender Tätigkeit, die Nutzen bringt und tatsächlich meine Expertise, meine Softskills oder meine Erfahrung benötigt.

Ach ja, das Thema „perfekt“ schneide ich hier nur am Rande an: wir sind uns sicher einig, dass die Maschine – einmal richtig programmiert – bestimmt fehlersicherer ist, als jedes menschliche Gehirn. Wohlgemerkt: in logisch, linearen und komplizierten Abläufen. In komplexen Aufgaben kann dies anders aussehen. Jedenfalls einige ich mich mit mir darauf, dass ich – gerne unterstützt durch die passende Digitalisierung – zwar keine perfekten, jedoch wirklich hervorragende Ergebnisse produzieren möchte.

Sicherheit

Ein weiterer Aspekt der Unterstützung ist die Sicherheit: meine Entscheidungen sollen sicher sein. Ich möchte nicht immer wieder über die gleiche Entscheidung neu nachdenken, so lange sich die Faktoren außen herum und die Situation nicht geändert haben. Also kann ich aus einer strategischen Entscheidung einen Entscheidungsmechanismus bauen, der dann für viele weitere Entscheidungen gilt – das die Beschreibung für einen Prozess mit integrierten Entscheidungswegen. Beispielsweise lege ich in einem Freigabeprozess Wertegrenzen fest, bis zu denen die Sachbearbeitung über die Freigabe entscheidet. Parallel werden bestimmte Belege, z.B. Projektbelege, separiert und der Projektleitung vorgelegt. Somit liegt es nicht in der Einzelentscheidung der Sachbearbeitung, sondern der Prozessablauf hat die Regeln bereits intus. Ebenfalls zur Sicherheit zählt die interne Kontrollmöglichkeit auf Vollständigkeit, zeitgerechte Bearbeitung, offene Klärungsfälle, eben das gesamte Eskalationsmanagement. Oh ja, die Eskalationen! Das hört sich in der IT-Sprache so dramatisch an. Ist es nicht grundsätzlich. Eine Eskalation ist alles, was nicht dem Standard entspricht. Nehmen wir als Beispiel, dass wir uns zum Ziel gesetzt haben, eine Eingangsrechnung mit Skontoabzugsberechtigung innerhalb von 2 Tagen im Haus zu prüfen und freizugeben. Wenn diese 2 Tage überschritten sind, ist dies eine so genannte Eskalation, in diesem Fall wird sowohl der zuständigen Sachbearbeitung als auch der verantwortlichen Führungskraft eine Erinnerung zur Bearbeitung geschickt. Automatisch – versteht sich. Außer der Eskalation lassen sich andere Sicherheitsvorkehrungen leicht integrieren. So beispielsweise ein Ampel-System, das Hinweise auf Vorgänge im grünen, gelben und roten Bereich gibt. Als Beispiel nehmen wir hier das Vertragsmanagement, das vakante Verträge mit zugehöriger Kündigungsfrist entsprechend einordnet.

Team-Strategie

Und als dritten Aspekt der unterstützenden Digitalisierung möchte ich ganz zufällig die Eigenverantwortung herausziehen. Ja, ein Lieblingsthema von mir – zugegeben! Allerdings ist Eigenverantwortung von Führungskräften und Mitarbeiter:innen nur dort möglich, wo der Rahmen gesetzt ist. Es ist das berühmte Ziehen an einem Strang, das im TEAM-Gedanken („Together Everyone Archives More“) aufgegriffen wird. Schöner Gedanke, gern genommen, egal ob im Sport oder im Business. Um diese Floskel allerdings in die Realität umzusetzen, braucht es Transparenz für die gemeinsame Strategie und die konkreten Maßnahmen, die uns bei der Umsetzung der Strategie begleiten. Nehmen wir sehr einfaches Beispiel dazu: der Kaffee im Büro ist aus. Mitarbeiter A kauft den günstigsten Kaffee, den er bekommen kann, weil er die Kosten für das Unternehmen bei nicht wertschöpfenden Ausgaben möglichst gering halten möchte. Mitarbeiterin B kauft den besten Fairtrade-Kaffee, den sie bekommen kann, weil sie interpretiert, dass die Nachhaltigkeit und Fairness hier vor den Kosten stehen sollte. Keiner hat Recht oder Unrecht, es sind lediglich andere Gedankengänge. Also braucht es zumindest Prinzipien, die genau diesen Rahmen abstecken. Und wenn es sich nicht um eine Kleinigkeit handelt, wovon wir bei Kaffee nun mal ausgehen wollen, dürfen die Prinzipien in Regeln gegossen werden. Nur dann kann jede Person im Unternehmen eigenverantwortlich Kaffee kaufen und sich sicher sein, dass die Team-Strategie eingehalten wird.

Also fassen wir zusammen: unabhängig davon, ob wir über ersetzende, erweiternde oder unterstützende Digitalisierung reden, sind die wichtigsten Aspekte immer die Motivation, die Sicherheit, die Eigenverantwortung und die Freiheit, die uns definitiv ermuntern werden, über die Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen immer wieder neu nachzudenken.

Immer wieder neu? Ja, eine Digitalisierungsstrategie ist nie „fertig“ – auch die Umsetzung dazu kann immer nur Teilschritte enthalten und bei Fertigstellung eines Digitalisierungsschritts öffnen sich mit 99%iger Wahrscheinlichkeit wieder 2 Fenster mit neuen Möglichkeiten dahinter. Das hört sich vielleicht erst einmal sehr frustrierend an. Ist es nur auf den ersten Blick. Ähnlich wie im Sport, wenn ich etwas Neues lerne und dann froh bin, endlich die Übung, den Schuss, die Schritte, den Schlag, die Wurftechnik, den Absprung oder was auch immer so hinbekommen habe, wie ich es mir lange erträumt und kräftig trainiert habe. Der kurze Glücksmoment öffnet immer sofort die Augen für die nächsten Chancen. Der Chancenblick ist in der Digitalisierung wichtig! Je nach Branche sind es wieder sehr spezifische Details, die am Ende den Unterschied zur Konkurrenz ausmachen. Und egal aus welcher Generation wir kommen, eher die Generation T (für Tradition) oder Generation Y (für WhY) werden wir ungefragt in die Digitalisierung eintauchen, wenn wir nicht gerade als Einsiedler im Wald leben. Also gehen wir generationenübergreifend ganz openminded den passenden Weg und denke Digitalisierung von allen Seiten durch.

Gerade muss ich an die Menschenrechte denken, die von einigen unserer NGO-Kunden immer präsent sind: wir tragen mit unseren Digitalisierungsstrategien zur #16 bei, wir machen „starke Institutionen“. Darauf sind wir stolz, weil so die digitalen Nullen und Einsen Sinn ergeben.

Mehr dazu im Buch „Intelligente Effizienz“…