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Dokumentationsmanagement – wozu?

Das ist die Frage, die sich unsere Kunden immer wieder stellen bis sie (leider!) an irgendeiner Stelle so gegen eine Wand laufen, dass es tatsächlich weh tut oder dass sie stecken bleiben und nicht wissen, wie es wieder weiter gehen kann.

Wir haben nun die wichtigsten WOZU-Gründe gesammelt und stellen diese in den kommenden Wochen detailliert vor.

Heute die Zusammenfassung der wichtigsten WOZU-Gründe für ein systematisches Dokumentationsmanagement:

  • Zertifizierungen wie beispielsweise ISO, TÜV  & Co. erfordern die Dokumentation von Prozessen und Abläufen. Dies ist die einfachste und sicherste Möglichkeit um einen Abgleich aus konzeptioniertem Soll- und gelebtem Ist-Zustand zu bekommen.
  • Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen und auch Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf ausschließen zu können.
  • Qualitätsmanagement beinhaltet zu großen Teilen die Dokumentation von angewandten Verfahren, geprüfter Technik und den Produktions- und Service-Prozessen.
  • Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht und jeweils aktuell dokumentiert sein soll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.
  • Revisionssicherheit ist laut der GoBD erforderlich und beinhaltet neben den IT-Systemen, dem IKS (internes Kontrollsystem), den beteiligten Menschen eben auch die Dokumentation. Die in der GoBD geforderte und auch näher beschriebene Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation (VFD).
  • Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen, in dem nicht allein die Vorgesetzten für Entscheidungen zuständig sind, sondern jeder einzelne Entscheidungen auf der Grundlage dokumentierter Regeln und Ziele sicher treffen kann und damit jeden Tag Erfolg für sich und das Unternehmen schafft.
  • Datenschutz ist lt. Bundesdatenschutzgesetzt in allen Unternehmen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte zu beachten und entsprechend umzusetzen. Dazu gibt es einige konkrete Maßnahmen die in Unternehmen und Organisationen getroffen und umgesetzt werden müssen. Die zugehörige Dokumentation wird im sogenannten Datenverzeichnis geführt.
  • Strategieumsetzung so nebenbei und automatisch ins Unternehmen gebracht – ein Traum oder tatsächlich mögliche Wirklichkeit? Ja, es ist möglich, nämlich dann, wenn in jedem Prozess das Ziel definiert und die entsprechenden Pfade durchdacht sind. Heruntergebrochene Strategie auf Einzelprozesse ist der Schlüssel zur Umsetzung.
  • Prozesssicherheit & Eskalationsvorsorge sind die beiden Schlagworte, wenn wir uns überhaupt Gedanken über BPM (Business Process Management) und rollenbasierendes Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen machen. Die konzeptionelle und dokumentierte Arbeit ist die Basis für die reale Umsetzung und das zugehörige Controlling.
  • IT-Sicherheit ist nach und nach ein nicht mehr wegzudenkender Bereich in JEDEM Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Daten, die in der IT gehalten werden, sind in aller Regel das Knowhow, die Connections und somit das Kapital jedes Unternehmens. Wir wandeln uns immer weiter, weg vom Industriezeitalter über das Informations- hin zum Kommunikationszeitalter… unsere Daten sind digitales Gold und Gold sollte im Tresor verwahrt sein.

PalesONE – schlicht und einfach das Dokumentations-Führungs-System.

Es zählt das Ergebnis, das für Sie und ihr Unternehmen dabei heraus kommt!

Das 7. Wozu – das Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement beinhaltet zu großen Teilen die Dokumentation von angewandten Verfahren, geprüfter Technik und den Produktions- und Service-Prozessen. Das Qualitätsmanagement hat somit das Ziel die Überprüfung der Prozessqualität mit anschließender Verbesserung des eigentlichen Produktes.

„Ist Qualitätsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen denn überhaupt wichtig?“

Wir haben unsere Kunden befragt und einige Aussagen gesammelt. Das sagen unsere Kunden zum Qualitätsmanagement:


Ja, wir halten gelebtes Qualitätsmanagement für wichtig, weil…
… wir langfristige Kundenbeziehungen anstreben!
… weil es für uns teurer ist, Neukunden zu gewinnen, als Bestandskunden zu beliefern.
… weil Image-Schäden in unserer Branche meist durch mangelnde Qualität entstehen.
… weil Iso- und andere Zertifizierungen von uns die hohe und stabile Qualität fordern.
… weil wir gegen die „big players“ im Markt nur mit besonderer Qualität punkten können.
… weil die Kosten für Reklamationen und Nachbesserungen zu hoch sind.
… weil bei jeder Reklamation die Marge, also unser Roherlös sinkt.
… weil der Kunde immer wieder zu uns zurück kommen soll, nicht das Produkt!

Somit macht ein Qualitätsmanagement für jedes Unternehmen Sinn. Um die Vorteile von diesem aber auch zu 100% nutzen zu können, müssen sämtliche Prozesse dokumentiert und im Unternehmen verteilt werden. Aktuell geschieht das meistens in Forum eines unbeliebten statischen Handbuchs. Die schriftliche Verfahrensdokumentation ist sehr unflexibel und die viele Mitarbeiter meiden diese und arbeiten lieber auf deren Art und Weise. Wichtige Hinweise und Änderungen in einer Prozedur werden ignoriert, womit es ständige Reklamationen und Beschwerden gibt. Mit solchen und/oder ähnlichen Themen wurden viele bereits konfrontiert und sind höchstwahrscheinlich auf der Suche nach einer passenden Lösung.

Aus diesem Grund bieten wir Ihnen Ihre Verfahrensdokumentation, welche dies abbilden kann. Mitarbeiter können einfach nötige Informationen abrufen und bestätigen erhaltene Neuerungen. Diese und andere Funktionen wie freie Format-Auswahl oder eine einfache Benutzeroberfläche unterstützen die vorherige Punkte.

Wirken Sie den Problemen von Reklamationen und Beschwerden entgegen. Bauen Sie Ihr eigenes Qualitätsmanagement auf!

Das 5.Wozu – das Risikomanagement

Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht. Die jeweils aktuelle Dokumentation ist sinnvoll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.

Die Aufgabe eines Unternehmers ist es, das Unternehmen für seinen Nachfolger „übernahmebereit“ zu machen. Das heißt gleichzeitig, das Unternehmen langfristig zu sichern und strategisch in eine sichere Zukunft zu leiten. Dazu ist die laufende Dokumentation der springende Punkt, welche die solide Basis für das Risikomanagement ist.

Ist Risikomanagement für KMUs wichtig?

Wir haben unsere Kunden befragt und einige Aussagen gesammelt. Das sagen unsere Kunden zum Risikomanagement im Klein- und Mittelstand:

Ja, wir halten gelebtes Risikomanagement für wichtig, weil:

  • wir dadurch Schäden am Unternehmen verhindern können
  • wir uns der Gefahr durch Viren, Trojaner bewusst sind
  • wir dadurch auf Risiken vorbereitet sind und diese bewältigen können
  • ein Imageschaden durch Datenverlust oder Ausfälle zu groß ist
  • die Kosten bei einem Ausfall oder Datenverlust sehr hoch sind

Sie sind mit Hilfe von Pales in der Lage ein gelebtes Risikomanagement zu erhalten und zu führen!

Risiko oder Chance?
Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen?

Machen Sie den Test – für Sie!

Das 4.Wozu – die Versionssicherheit

Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente, um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen. Zusätzlich werden Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf praktisch ausgeschlossen.

Eine klassische, komplexe Dokumentation wird spätestens im Laufe der Zeit unübersichtlich und nicht mehr ernsthaft pflegbar, was mit einer Verfahrensdokumentation in Kombination mit einem DMS elegant abgefangen werden:

Jedes Dokument wird separat versioniert und freigegeben, kann somit also jederzeit einzeln gepflegt und upgedatet werden.