Back-Office optimieren | Dokumentenmanagement & Outsourcing
PALES optimiert Ihr Back Office mit Sage, DocuWare und der IT-Kompetenz der SKIT Group – von Dokumentenmanagement über Payroll bis Outsourcing für mehr Effizienz und Stabilität.
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Dokumentationsmanagement – wozu?
Das ist die Frage, die sich unsere Kunden immer wieder stellen bis sie (leider!) an irgendeiner Stelle so gegen eine Wand laufen, dass es tatsächlich weh tut oder dass sie stecken bleiben und nicht wissen, wie es wieder weiter gehen kann.
Wir haben nun die wichtigsten WOZU-Gründe gesammelt und stellen diese in den kommenden Wochen detailliert vor.
Heute die Zusammenfassung der wichtigsten WOZU-Gründe für ein systematisches Dokumentationsmanagement:
- Zertifizierungen wie beispielsweise ISO, TÜV & Co. erfordern die Dokumentation von Prozessen und Abläufen. Dies ist die einfachste und sicherste Möglichkeit um einen Abgleich aus konzeptioniertem Soll- und gelebtem Ist-Zustand zu bekommen.
- Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen und auch Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf ausschließen zu können.
- Qualitätsmanagement beinhaltet zu großen Teilen die Dokumentation von angewandten Verfahren, geprüfter Technik und den Produktions- und Service-Prozessen.
- Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht und jeweils aktuell dokumentiert sein soll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.
- Revisionssicherheit ist laut der GoBD erforderlich und beinhaltet neben den IT-Systemen, dem IKS (internes Kontrollsystem), den beteiligten Menschen eben auch die Dokumentation. Die in der GoBD geforderte und auch näher beschriebene Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation (VFD).
- Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen, in dem nicht allein die Vorgesetzten für Entscheidungen zuständig sind, sondern jeder einzelne Entscheidungen auf der Grundlage dokumentierter Regeln und Ziele sicher treffen kann und damit jeden Tag Erfolg für sich und das Unternehmen schafft.
- Datenschutz ist lt. Bundesdatenschutzgesetzt in allen Unternehmen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte zu beachten und entsprechend umzusetzen. Dazu gibt es einige konkrete Maßnahmen die in Unternehmen und Organisationen getroffen und umgesetzt werden müssen. Die zugehörige Dokumentation wird im sogenannten Datenverzeichnis geführt.
- Strategieumsetzung so nebenbei und automatisch ins Unternehmen gebracht – ein Traum oder tatsächlich mögliche Wirklichkeit? Ja, es ist möglich, nämlich dann, wenn in jedem Prozess das Ziel definiert und die entsprechenden Pfade durchdacht sind. Heruntergebrochene Strategie auf Einzelprozesse ist der Schlüssel zur Umsetzung.
- Prozesssicherheit & Eskalationsvorsorge sind die beiden Schlagworte, wenn wir uns überhaupt Gedanken über BPM (Business Process Management) und rollenbasierendes Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen machen. Die konzeptionelle und dokumentierte Arbeit ist die Basis für die reale Umsetzung und das zugehörige Controlling.
- IT-Sicherheit ist nach und nach ein nicht mehr wegzudenkender Bereich in JEDEM Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Daten, die in der IT gehalten werden, sind in aller Regel das Knowhow, die Connections und somit das Kapital jedes Unternehmens. Wir wandeln uns immer weiter, weg vom Industriezeitalter über das Informations- hin zum Kommunikationszeitalter… unsere Daten sind digitales Gold und Gold sollte im Tresor verwahrt sein.
PalesONE – schlicht und einfach das Dokumentations-Führungs-System.
Es zählt das Ergebnis, das für Sie und ihr Unternehmen dabei heraus kommt!
Das. 9. Wozu – die Entscheidungssicherheit
Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen! Nicht allein die Vorgesetzten sind für Entscheidungen zuständig, sondern jede einzelne beteiligte Person trifft Entscheidungen. Die Grundlage dafür sind dokumentierte Regeln, die auf die Ziele abgestimmt sind und damit jeden Tag Erfolg generieren.
Der Erfolg von Ihrem Unternehmen hängt wesentlich davon ab, wie Sie ihre Entscheidungen treffen. Nun haben Sie in Ihrem Unternehmen aber auch Mitarbeiter und Abteilungsleiter, welche in deren Alltagsgeschäft auch Entscheidungen treffen sollen. Diese Entscheidungen müssen sich an Ihre kurz- und mittelfristige Unternehmensziele orientieren, welche zur Erfüllung Ihres langfristigen Unternehmensziel beitragen. Ihrer Unternehmensvision. Um Ihre Unternehmenskultur den Mitarbeiter beizubringen, müssen die Entscheidungswege klar definiert sein. Hier ist nicht die Rede eines Leitfadens. Hierbei handelt es sich um eine Verfahrensdokumentation, welche die Ziele der einzelnen Haupt- und Teilprozesse festlegt.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Einer Ihrer Service-Mitarbeiter hat einen aufgebrachten Kunden am Telefon. Nun hat er ein Problem. Wie soll er mit diesem umgehen? Im Regelfall nimmt dieser Mitarbeiter das Problem auf und fängt an, intern alles auf den Kopf zustellen. Es kann damit anfangen, in dem er die anderen Kollegen von Ihrer Arbeit abbringt, um selbst Hilfe zu bekommen. Eventuell kommt er sogar auf Sie, als Geschäftsführer, zu, um eine Hilfestellung zu einem Service-Fall zu bekommen. Die Unsicherheit Ihres Mitarbeiters bzgl. der Auswahl des richtigen Ansprechpartners verleitet Ihn dazu, den Stress des Kunden in Ihrem Unternehmen weiterzuleiten. Diese Reaktion hilft weder dem aufgebrachten Kunden, welcher auf eine zeitnahe Lösung wartet, noch Ihrem gestressten Mitarbeiter und seinem Umfeld. Die Kundenzufriedenheit so wie die Mitarbeiterzufriedenheit leiden gewaltig darunter.
Was aber nun, wenn Sie den Prozess der Telefonannahme in Ihrem Unternehmen genau definiert und dokumentiert hätten? Was wenn Ihr Mitarbeiter gewusst hätte, wie er auf diesen Kunden zu reagieren hat. Durch genau diese Dokumentation und Definition Ihrer Prozesse können Sie vorab bereits auf derartige Abweichungen eines Verfahrens reagieren und den richtigen Entscheidungsweg vorgeben. Zum Beispiel wäre eine Problemaufnahme mit Ziel der Weiterleitung an die entsprechende Abteilung ein logischer erster Schritt. Wird eine Art Checkliste mit allen wichtigen Fragen abgearbeitet, ist man schon einen großen Schritt weiter. Der Kunde fühlt sich wohl, weil sein Anliegen genau aufgenommen wurde, und der Mitarbeiter ist ein ganzes Stück schlauer worum es überhaupt geht. Dadurch kann er die weitere Vorgehensweise einleiten, welche wiederum genau so in diesem Prozess bereits definiert wurde. Die nötige Entscheidungssicherheit der Mitarbeiter ist durch definierte Abläufe in Ihrem Unternehmen wiederhergestellt und sorgt für eine optimierte Durchführung sämtlicher Tätigkeiten.
Ist es nicht interessant, wie die gleiche Ausgangssituation unterschiedliche Auswirkungen auf Sie und auf Ihre Unternehmen hat? Und das NUR durch die Dokumentation und Definition existierender Abläufe…
Das. 3.Wozu – die Zertifizierung
Zertifizierungen wie beispielsweise ISO, TÜV & Co. erfordern die Dokumentation von Prozessen und Abläufen. Dies ist die einfachste und sicherste Möglichkeit um einen Abgleich aus konzeptionierten Soll- und gelebtem Ist-Zustand zu bekommen.
Durch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nehmen Sie direkt einen großen Schritt Richtung Zertifizierung, da nur ein perfekt agierendes Unternehmen ohne die Dokumentation der Prozesse nur halb so viel Wert ist. Die Anerkennung und Privilegien eines zertifizierten Unternehmens sind klar. Staatlich geprüfte Sachverständiger haben Ihr Unternehmen geprüft und bestätigen, dass in Ihrem Unternehmen Faktoren wie Qualität und Sicherheit an oberster Stelle stehen. Dadurch legen auf nationaler und internationaler Ebene Grundsteine für eine stetige Optimierung Ihres Unternehmens, welche von anderen Unternehmen geschätzt und natürlich bevorzugt für Geschäftsbeziehungen benutzt werden.
Was bedeutet es aber genau, wenn jemand sagt „Mein Unternehmen ist ISO 2xxxx-zertifiziert“?
Nehmen wir als Beispiel die ISO 27001 Zertifizierung auf Basis vom IT-Grundschutz. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz BSI) hat hier die Standard-Sicherheitsmaßnahmen eines IT-Basierenden Unternehmens dargestellt. Hier findet in Ihrem Unternehmen eine Art Audit statt, bei der eine Vor-Ort-Prüfung der Anlage und der erstellten Dokumentation / Referenzdokumente durchgeführt wird. Wenn man die praktischen Sicherheitsmaßnahmen außen vorlässt, bleibt dann nur noch die Dokumentation als Voraussetzung dieser Zertifizierung übrig.
Gehen Sie den ersten Schritt in die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und lassen Sie sich neben den Vorteilen der Revisionssicherheit und der IT-Sicherheit auch gleich als anerkanntes Unternehmen zertifizieren!
Gut ist nicht gut genug, oder?
Wir wollen ja nicht über unsere Kochkünste hören „das kann man essen“, sondern doch wohl viel lieber „sehr lecker!“.
Wenn ein Prozess schon mal definiert ist, ist das schon mehr als in den allermeisten Fällen und damit schon mal gut! Damit geben wir uns meist zufrieden – verständlich, wenn wir daran denken, welche Prozesse noch so unstrukturiert rum lümmeln. Allerdings ist es tatsächlich verschenktes Potenzial, wenn wir uns damit zufrieden geben.
Selbst wenn wir im ersten Schritt (noch) nicht den Anspruch hätten, analytisch an die Prozessoptimierung heran zu gehen, können wir das eigene Gefühl verwenden und jedem unserer Prozesse eine Tendenz zuordnen.
So zum Beispiel Prozesse die so „na ja“ wären, einen Prozess der praktisch gar nicht vorhanden ist oder auch einen Prozess als unser absoluter Burner.
Noch eine Idee: lasst die Betroffenen darüber sprechen, wo wer welchen Prozess einordnet – der Wow-Effekt ist dabei sicher, versprochen!
