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Dokumentationsmanagement – wozu?

Das ist die Frage, die sich unsere Kunden immer wieder stellen bis sie (leider!) an irgendeiner Stelle so gegen eine Wand laufen, dass es tatsächlich weh tut oder dass sie stecken bleiben und nicht wissen, wie es wieder weiter gehen kann.

Wir haben nun die wichtigsten WOZU-Gründe gesammelt und stellen diese in den kommenden Wochen detailliert vor.

Heute die Zusammenfassung der wichtigsten WOZU-Gründe für ein systematisches Dokumentationsmanagement:

  • Zertifizierungen wie beispielsweise ISO, TÜV  & Co. erfordern die Dokumentation von Prozessen und Abläufen. Dies ist die einfachste und sicherste Möglichkeit um einen Abgleich aus konzeptioniertem Soll- und gelebtem Ist-Zustand zu bekommen.
  • Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen und auch Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf ausschließen zu können.
  • Qualitätsmanagement beinhaltet zu großen Teilen die Dokumentation von angewandten Verfahren, geprüfter Technik und den Produktions- und Service-Prozessen.
  • Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht und jeweils aktuell dokumentiert sein soll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.
  • Revisionssicherheit ist laut der GoBD erforderlich und beinhaltet neben den IT-Systemen, dem IKS (internes Kontrollsystem), den beteiligten Menschen eben auch die Dokumentation. Die in der GoBD geforderte und auch näher beschriebene Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation (VFD).
  • Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen, in dem nicht allein die Vorgesetzten für Entscheidungen zuständig sind, sondern jeder einzelne Entscheidungen auf der Grundlage dokumentierter Regeln und Ziele sicher treffen kann und damit jeden Tag Erfolg für sich und das Unternehmen schafft.
  • Datenschutz ist lt. Bundesdatenschutzgesetzt in allen Unternehmen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte zu beachten und entsprechend umzusetzen. Dazu gibt es einige konkrete Maßnahmen die in Unternehmen und Organisationen getroffen und umgesetzt werden müssen. Die zugehörige Dokumentation wird im sogenannten Datenverzeichnis geführt.
  • Strategieumsetzung so nebenbei und automatisch ins Unternehmen gebracht – ein Traum oder tatsächlich mögliche Wirklichkeit? Ja, es ist möglich, nämlich dann, wenn in jedem Prozess das Ziel definiert und die entsprechenden Pfade durchdacht sind. Heruntergebrochene Strategie auf Einzelprozesse ist der Schlüssel zur Umsetzung.
  • Prozesssicherheit & Eskalationsvorsorge sind die beiden Schlagworte, wenn wir uns überhaupt Gedanken über BPM (Business Process Management) und rollenbasierendes Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen machen. Die konzeptionelle und dokumentierte Arbeit ist die Basis für die reale Umsetzung und das zugehörige Controlling.
  • IT-Sicherheit ist nach und nach ein nicht mehr wegzudenkender Bereich in JEDEM Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Daten, die in der IT gehalten werden, sind in aller Regel das Knowhow, die Connections und somit das Kapital jedes Unternehmens. Wir wandeln uns immer weiter, weg vom Industriezeitalter über das Informations- hin zum Kommunikationszeitalter… unsere Daten sind digitales Gold und Gold sollte im Tresor verwahrt sein.

PalesONE – schlicht und einfach das Dokumentations-Führungs-System.

Es zählt das Ergebnis, das für Sie und ihr Unternehmen dabei heraus kommt!

Das 5.Wozu – das Risikomanagement

Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht. Die jeweils aktuelle Dokumentation ist sinnvoll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.

Die Aufgabe eines Unternehmers ist es, das Unternehmen für seinen Nachfolger „übernahmebereit“ zu machen. Das heißt gleichzeitig, das Unternehmen langfristig zu sichern und strategisch in eine sichere Zukunft zu leiten. Dazu ist die laufende Dokumentation der springende Punkt, welche die solide Basis für das Risikomanagement ist.

Ist Risikomanagement für KMUs wichtig?

Wir haben unsere Kunden befragt und einige Aussagen gesammelt. Das sagen unsere Kunden zum Risikomanagement im Klein- und Mittelstand:

Ja, wir halten gelebtes Risikomanagement für wichtig, weil:

  • wir dadurch Schäden am Unternehmen verhindern können
  • wir uns der Gefahr durch Viren, Trojaner bewusst sind
  • wir dadurch auf Risiken vorbereitet sind und diese bewältigen können
  • ein Imageschaden durch Datenverlust oder Ausfälle zu groß ist
  • die Kosten bei einem Ausfall oder Datenverlust sehr hoch sind

Sie sind mit Hilfe von Pales in der Lage ein gelebtes Risikomanagement zu erhalten und zu führen!

Risiko oder Chance?
Wo stehen Sie mit Ihrem Unternehmen?

Machen Sie den Test – für Sie!

Sonderbeitrag Teil 1.2: Risikomanagement – warum?

Das Leben ist nicht planbar – das wissen wir doch alle!

Es geht auch nicht darum überall Probleme und hinter jeder Ecke ein kleines Teufelchen zu sehen, sondern hinzuschauen, wie hoch überhaupt die Wahrscheinlichkeit eines Risikos, was die Konsequenz daraus sein und was man dann tun könnte. Daher ist es gut und sinnvoll, sich über mögliche Risiken im Vorfeld Gedanken zu machen.

Es gibt im Geschäftsleben viele Bereiche, die ein Risiko mit sich bringen können. Oft wird die Ursache, das Risiko und die Auswirkung nicht klar definiert und miteinander vermischt. Sich darüber im Klaren zu sein, ist wichtig und macht doch einiges einfacher.  

Im Risikomanagement werden Risiken in 5 verschiedene Bereiche unterteilt:

  • Operative Risiken, sind Risiken die direkt mit der Geschäftstätigkeit im Zusammenhang stehen. Hierzu gehören beispielsweise Kapazitätsmangel für die Produktion (Material und Arbeitskraft), Ausfall von Produktionslinien oder notwendigen Maschinen.
  • Strategische Risiken, werden Risiken genannt, die mit strategischen Entscheidungen zusammenhängen. Das können Fehlinvestitionen, falscher Standort oder auch eine falsche Produktausrichtung sein.
  • Finanzielle Risiken, so z.B. aufgetretener Liquiditätsengpass (siehe hierzu auch Teil 1.1 – Liquiditätsengpass muss nicht sein!) oder z.B. ein Kredit, der nicht mehr bedient werden kann.
  • Personelle Risiken, sind die Risiken, die in direktem Bezug mit den Mitarbeitern stehen. Natürlich sind plötzliche Ausfälle durch Unfall etc. nicht planbar, jedoch Themen wie z.B. Nachfolgeregelungen oder auch das Thema Fluktuation in einem Unternehmen.
  • Dann gibt es noch die sogenannten regulatorischen Risiken, die Unternehmen nicht oder nur schwer beeinflussen können. Diese entstehen durch Änderungen im Gesetz oder den vorgegeben Normen. Speziell in den letzten 20 Jahren waren z.B. neue Umweltschutzgesetze für viele Unternehmen ein Thema.

Das Risiko stellt der Datenverarbeitung sollte auch nicht unterschätzt werden. Hierzu muss man nicht viel erläutern – jeder der schon mal einen Virus auf seinem Rechner hatte, weiß um was es geht.

Diese genannten Punkte geben die Antwort auf das „Warum“ in unserer Überschrift.

Um entsprechend gegenwirken zu können, muss man Risiken rechtzeitig erkennen. So kann man vieles abfangen und negative Ereignisse doch flach halten.

Und wie geht man jetzt vor?

Stellen Sie zuerst fest, welche Risiken in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und bewerten Sie diese.

Bewerten bedeutet zum einen festzustellen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit überhaupt ist, dass dieser „Worstcase“ überhaupt eintritt und zum anderen, die Auswirkung auf das Unternehmen, wenn eben dieser Fall eintreten sollte.

Das Ganze nennt man Risikoanalyse. Ein hilfreiches Instrument hierzu ist eine Matrix: von „nicht so tragisch“ bis „absolute Katastrophe“ und von „unwahrscheinlich“ bis „tritt mit aller Wahrscheinlichkeit ein“.

Diese Matrix im Austausch mit Mitarbeiter:innen/Kolleg:innen zu erstellen ist sehr hilfreich – auch um mögliche Risiken zu finden, die man selbst nicht sieht.

Im nächsten Schritt geht es auch weiterhin um das Erkennen und Bewerten – jedoch dieses Mal werden die jeweiligen Ursachen für die entdeckten Risiken angeschaut. Man spricht hierbei von der Ursachenanalyse.

So lässt sich leicht erkennen, welchen Ursachen man unbedingt vorbeugen bzw. entgegentreten muss, um ein mögliches ernsthaftes Risiko auszuschließen.

Durch diese Ursachenanalyse können nun für die jeweiligen Risiken Maßnahmen definiert werden, um im Schadensfall die Auswirkungen eines negativen Ereignisses so gering wie möglich zu halten. Auch hier erfolgt eine Bewertung. Bei welchen Maßnahmen lohnt es sich denn überhaupt diese umzusetzen, im Vergleich zu dem Risiko, dass wenn man nichts unternimmt, u.U. eintreten könnte?

Wurden erforderliche Maßnahmen definiert und beschlossen, gilt es diese nun auch umzusetzen. Dies können neu festgelegt Prozesse sein bis hin zu der Anschaffung einer neuen Maschine, um einen Produktionsausfall zu vermeiden. Das Risikomanagement sollte als regelmäßiges Instrument in jedem Unternehmen verankert werden, um in regelmäßigen Abständen Risiken zu bewerten und gegebenenfalls eine entsprechende Gegenmaßnahme einzuleiten und diese auch auf Wirksamkeit zu überprüfen.

In jedem Fall lohnt sich der Aufwand der Risikoanalyse immer – Vorsehen ist bekanntlich besser als das teure Nachsehen.

Nachfolge ist weiblich! Nationaler Aktionstag zur „Unternehmensnachfolge durch Frauen“ am 21.06.2021

Trilogie für (zukünftige) Unternehmerinnen. 3 Termine, auch einzeln buchbar – im Rahmen des Aktionstags „Nachfolge ist weiblich“.

Tag 1 – 21.06.2021 (jeweils 8 Uhr oder 16 Uhr) – Unternehmerin vs. Selbständige – was bin ich? Und was will ich sein?

Tag 2 – 22.06.2021 (jeweils 8 Uhr oder 16 Uhr) – Risikomanagement für Unternehmerinnen – Entscheidungshilfen für Nachfolgerinnen

Tag 3 – 23.06.2021 (jeweils 8 Uhr oder 16 Uhr) – Wertschöpfungs- vs. Unterstützungsprozesse – strategische Entscheidungen für Unternehmerinnen

Geleitet wird die Trilogie durch, die vom Bundesministerium für Wirtschaft 2014 als Vorbild-Unternehmerin und in 2020 vom Verband Deutscher Unternehmerinnen ausgezeichnete Nachfolge-Unternehmerin, Carola Orszulik.

Buchungslink (kostenlos) für genannte Webinare 21.-23.06.2021: https://calendly.com/nachfolge-ist-weiblich/unternehmerinnen-webinar

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Max. 2 Jahresplätze als Mentorin bietet Carola Orszulik an – selbstverständlich kostenlos – jedoch mit deinem Commitment, dass du wirklich was bewegen wirst!

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Und hier noch der Link für Mentee-Kurzmeetings – ich werde dann wieder 2 Plätze für Mentees vergeben: https://calendly.com/nachfolge-ist-weiblich/mentee