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Freiheit!

13. Januar 2022

Vor 35 Jahren stellte Marius Müller-Westernhagen bereits treffend fest: „Freiheit, Freiheit – ist die Einzige, die fehlt!“

Auf was sich Westernhagen damals beim Schreiben genau bezog, weiß er selbst nicht genau. Dass es sich zu einer Hymne entwickelte, war jedenfalls nicht sein Plan.

Wenn wir nun Unternehmen und Organisationen und deren Führungskräfte befragen, fehlt ihnen häufig genau die Freiheit, selbst zu gestalten. Es sind äußere Umstände, die politische und wirtschaftliche Lage, die Konkurrenz, das Wetter, der Fachkräftemangel sowie der Motivationslevel von Mitarbeiter:innen, die Unternehmen und Organisationen am Fortkommen hindern.

Echt jetzt?

Lassen Führungskräfte andere über die Wirksamkeit ihres Tuns entscheiden, ist es mit der Freiheit schnell am Ende. Das sprichwörtliche Hamsterrad dreht sich ohne Halt zum Aussteigen.

Was für Groß- und Weltkonzerne sicherlich viel, wenn auch nicht die ganze, Wahrheit beinhaltet, ist für kleine und mittlere Unternehmen eher eine geschickte Ausrede. Der ganz große Vorteil von kleinen und mittleren Organisationen ist die eigenverantwortliche Selbstwirksamkeit, die agil auf Situationen im Außen reagieren kann. So stehen uns in diesem Segment Methoden und Führungswerkzeuge zur Verfügung, die genau daran arbeiten und Freiheit gewinnen können.

Allen voran drei sehr konkrete Ansätze für mehr Freiheit:

Sicherheit durch Prozesse – lasst uns einmal den Happy Path definieren und alles, was nicht „so happy“ ist, entsprechend abfangen
Lösungen durch Engpassklarheit – lasst uns erst das Richtige tun, bevor wir dies dann richtig tun
Wachstum durch Fehler – lasst uns möglichst viele Fehler machen, um möglichst viel daraus zu lernen

Das Prozessmanagement integriert Regeln und Complience, so dass Tagesentscheidungen bereits vorher abgesichert sind. Wenn in einem Prozess mit entsprechenden Freigaben, die Regeln der Entscheidungskompetenz sowie andere Wege mit anderen Voraussetzungen implementiert sind, braucht es das einmalige, tiefergreifende Nachdenken.

Dieses ersetzt die tägliche Entscheidung von Vorgesetzten im „normalen Betrieb“. Führung heißt schließlich, das richtige Umfeld zu schaffen, dass dann das Tagesgeschäft ohne die Führungskraft selbst läuft.

Die Engpassanalyse setzt bestmöglich an den Ursachen oder zumindest den weitreichendsten Lösungsstellen an, um in großen Schritten auf die gewünschte Freiheit zuzugehen. Wenn wir immer wieder an Symptomen herum schrauben, ohne die Abhängigkeiten in einem komplexen System wie einem Unternehmen oder einer Organisation zu betrachten, verpuffen sehr viele Ressourcen ohne wirklich Wirkung erzielt zu haben. Also können wir für nachhaltige Änderungen eine Engpassanalyse immer als Basis oder unterstützend – praktisch zur Überprüfung unseres Vorhabens – heranziehen.

Die Fehlerkultur in NewWork ermöglicht Wachstum, ohne die Dauerschleife und Komplettverantwortung am grünen Tisch zu drehen. Selbstverständlich ist NewWork sehr viel mehr, als nur der offene und nicht Schuld zuweisende Umgang mit Fehlern, jedoch ist dies im Zusammenhang mit der Freiheit ein treibender Aspekt. Zwar erfordert eine Umstellung der Kultur in Organisationen etwas Geduld, diese zahlt sich jedoch schneller aus, als man denkt.

Diese 3 starken Komponenten lösen direkt, schnell und intelligent derartig viele unsinnigen Hamsterräder auf, dass viel Platz für nutzenstiftende Arbeit, freie Zeit, zwischenmenschliche Kommunikation und eben ganz viel Freiheit wird.

Denn ja, „Freiheit, Freiheit – ist das Einzige was zählt!“

Wie weit kann ich gehen?

27. Dezember 2021

Kann oder soll ich „alle“ Prozesse im Unternehmen definieren? Kann oder soll ich „allen anderen“ eigene betriebliche Entscheidungen zutrauen? Kann oder soll ich demokratische Führungselemente tatsächlich durchgängig umsetzen?

Ich habe beschlossen: JA!

Weihnachtsmotivation…

20. Dezember 2021

Es gibt so unterschiedliche Motivationen für Weihnachten wie es Sorten an Gutsle (=Plätzchen, Kekse, Gebäck) gibt:
– Familie & Freunde sehen
– besinnlich denken & fühlen können
– Zeit haben
– gutes Essen genießen
– Geschenke

… alles was davon so richtig von innen kommt ist toll!

Schöne Tage euch allen!!

Macht oder Einfluss – was ist manipulativer?

13. Dezember 2021

Alles was wir tun, jede Kommunikation ist immer manipulativ! Mit allem was wir sagen, schreiben oder tun beeinflussen wir bewusst oder unbewusst andere, die damit konfrontiert werden. Wir können nicht nicht kommunizieren, somit können wir auch nicht nicht manipulieren.

Manipulieren hat einen genau so negativen Touch wie Macht. In psychologischer Sicht wird häufig zwischen Macht und Einfluss unterschieden, wobei davon ausgegangen wird, dass Macht immer GEGEN die Interessen und Einfluss immer FÜR die Interessen des Adressaten bestimmt ist. Das ist meiner Meinung nach nicht haltbar, weil Macht und Einfluss zwei unterschiedliche „Werkzeuge“ sind.

Bei Einsatz von Macht ist es sofort offensichtlich, wer eine Entscheidung getroffen hat und damit ist es transparent (ob gut oder böse, ist dabei eine andere Frage). Bei Einfluss liegt die Entscheidung theoretisch beim Adressaten und nicht wie bei der Macht beim Sender. Da der Einfluss an sich viel diffiziler und unterbewusster ist, als die Macht, ist an dieser Stelle die Frage, was im Zweifelsfall „fairer“, weil offener, ist.

Manipulativ ist nicht zwingend negativ, sondern es steckt lediglich immer eine Absicht dahinter. Diese ist sicherlich mindestens genauso häufig positiv wie negativ. Oder versucht beispielsweise irgendjemand da draußen seine Kinder nicht zu ihrem eigenen Besten zu manipulieren?:-)

Besonders im Marketing wird Einfluss oft im wahrsten Sinne des Wortes „mächtig“, was nicht zu unterschätzen ist. Immer wieder tolle Aspekte dazu lese ich regelmäßig in den Braincandys von Ralph Ohnemus .

Das Vakuum – oder: wenn wir alles weg optimieren

6. Dezember 2021

Immer wenn wir in einem Prozess etwas verbessern, beispielsweise durch Automatisierung, dann haben wir diese bis dahin sinnlos verschwendete Zeit für den bisherigen Ausführer frei gemacht – erst einmal super!

Nur: wenn ich etwas wegnehme, entsteht dort ein Loch oder sogar ein Vakuum. Im Loch ist ja immerhin noch „Luft“, im Vakuum wird genau diese noch dünner. Also heißt dass, wenn ich etwas wegnehme darf ich mir erst einmal Gedanken über einen sinnvollen Ersatz an der Stelle machen. Dazu fällt mir gerade ein Physik-Versuch ein, den mein Sohn diese Woche aus der Schule erzählt hat: Stellt man einen Mohrenkopf unter eine Glasglocke und erzeugt darin ein Vakuum, wird dieser riesig. Ja, optimiere ich meine Prozesse und habe freie Zeit, ist das erst einmal ein scheinbar großer Gewinn. Nur, der Mohrenkopf fällt wieder zusammen, wenn man das Vakuum auflöst. Und so geht es oft auch mit der frei gewordenen Zeit. Diese Zeit muss SINN-VOLL genutzt sein, sonst ist die Optimierung nur kurzfristig groß und toll.

Das ist auch der Grund, warum Unternehmen oft vor Prozessoptimierungen zurück schrecken – der sinnvolle Ersatz für die frei werdenden Ressourcen wird oft nicht bedacht. Und damit argumentieren Unternehmer häufig mit den Eh-Da-Kosten der Mitarbeiter, also können sie ja auch „umständliche“ Prozessschritte ausführen – bevor sie gar nichts tun.

Im ersten Moment, ja, verständlich. Beim zweiten Nachdenken langfristig problematisch. Jeder Mensch WILL Leistung erbringen und WILL sich entwickeln. Dies wird mit Beschäftigungstherapie nicht dauerhaft erreichbar sein und die Unzufriedenheit von Mitarbeitern wird sich breitmachen, ohne dass einer genau benennen kann, an was es liegt.

Also sind wir wieder beim Ziel des Prozesses und SEPARAT auch beim Ergebnis-Ziel der Optimierung. Viel Spaß beim Füllen des Vakuums – es lohnt sich!

Dokumentationsmanagement – wozu?

29. November 2021

Das ist die Frage, die sich unsere Kunden immer wieder stellen bis sie (leider!) an irgendeiner Stelle so gegen eine Wand laufen, dass es tatsächlich weh tut oder dass sie stecken bleiben und nicht wissen, wie es wieder weiter gehen kann.

Wir haben nun die wichtigsten WOZU-Gründe gesammelt und stellen diese in den kommenden Wochen detailliert vor.

Heute die Zusammenfassung der wichtigsten WOZU-Gründe für ein systematisches Dokumentationsmanagement:

Zertifizierungen wie beispielsweise ISO, TÜV & Co. erfordern die Dokumentation von Prozessen und Abläufen. Dies ist die einfachste und sicherste Möglichkeit um einen Abgleich aus konzeptioniertem Soll- und gelebtem Ist-Zustand zu bekommen.
Versionssicherheit ist beispielsweise in Projektdokumentationen oder auch in Prozessbeschreibungen eine wichtige Komponente um die Transparenz der jeweiligen Stände zu erreichen und auch Fehler auf Grund von unterschiedlichen Versionen in Umlauf ausschließen zu können.
Qualitätsmanagement beinhaltet zu großen Teilen die Dokumentation von angewandten Verfahren, geprüfter Technik und den Produktions- und Service-Prozessen.
Risikomanagement ist das auf die Zukunft ausgerichtete, ganzheitliche Feld im Unternehmen, das alle Komponenten einbezieht und jeweils aktuell dokumentiert sein soll, damit Veränderungen erkannt und gebannt werden können.
Revisionssicherheit ist laut der GoBD erforderlich und beinhaltet neben den IT-Systemen, dem IKS (internes Kontrollsystem), den beteiligten Menschen eben auch die Dokumentation. Die in der GoBD geforderte und auch näher beschriebene Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation (VFD).
Entscheidungssicherheit für Mitarbeiter macht konservative Unternehmen zu innovativen und agilen Unternehmen, in dem nicht allein die Vorgesetzten für Entscheidungen zuständig sind, sondern jeder einzelne Entscheidungen auf der Grundlage dokumentierter Regeln und Ziele sicher treffen kann und damit jeden Tag Erfolg für sich und das Unternehmen schafft.
Datenschutz ist lt. Bundesdatenschutzgesetzt in allen Unternehmen zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte zu beachten und entsprechend umzusetzen. Dazu gibt es einige konkrete Maßnahmen die in Unternehmen und Organisationen getroffen und umgesetzt werden müssen. Die zugehörige Dokumentation wird im sogenannten Datenverzeichnis geführt.
Strategieumsetzung so nebenbei und automatisch ins Unternehmen gebracht – ein Traum oder tatsächlich mögliche Wirklichkeit? Ja, es ist möglich, nämlich dann, wenn in jedem Prozess das Ziel definiert und die entsprechenden Pfade durchdacht sind. Heruntergebrochene Strategie auf Einzelprozesse ist der Schlüssel zur Umsetzung.
Prozesssicherheit & Eskalationsvorsorge sind die beiden Schlagworte, wenn wir uns überhaupt Gedanken über BPM (Business Process Management) und rollenbasierendes Geschäftsprozessmanagement in Unternehmen machen. Die konzeptionelle und dokumentierte Arbeit ist die Basis für die reale Umsetzung und das zugehörige Controlling.
IT-Sicherheit ist nach und nach ein nicht mehr wegzudenkender Bereich in JEDEM Unternehmen, unabhängig von der Größe. Die Daten, die in der IT gehalten werden, sind in aller Regel das Knowhow, die Connections und somit das Kapital jedes Unternehmens. Wir wandeln uns immer weiter, weg vom Industriezeitalter über das Informations- hin zum Kommunikationszeitalter… unsere Daten sind digitales Gold und Gold sollte im Tresor verwahrt sein.

PalesONE – schlicht und einfach das Dokumentations-Führungs-System.

Es zählt das Ergebnis, das für Sie und ihr Unternehmen dabei heraus kommt!

Ein Prozess ist nichts anderes als eine vorweggenommene Entscheidung!

22. November 2021

Ganz einfach: wenn ich mir einmal überlege, wie ein Ablauf zu meiner Zielerreichung und unter der Voraussetzung der Nachhaltigkeit praktisch PERFEKT ist, brauche ich dies nicht jedes Mal wieder von Neuem zu tun, wenn der Start-Trigger ausgelöst wurde.

Auch innerhalb des Prozesses, wenn ich an Entscheidungswegen mit unterschiedlichen Optionen stehe, weiß ich im Voraus welches Ergebnis der eine oder andere Weg haben wird. Also ist es wesentlich angenehmer vorab mit klarem Kopf – also ohne jetzt gerade in der konkreten Entscheidungssituation zu sein – diese Möglichkeiten in Bezug auf mein Ziel zu definieren.

Lass uns KVP machen…..

15. November 2021

… und dann wird alles gut! Ist das so?

Das ist bereits seit Anfang der 80er-Jahre das Kaizen-Motto: der KVP (=kontinuierlicher Verbesserungsprozess) macht „Gutes besser“ oder schafft „Veränderung zum Besseren“ – je nach Übersetzung. Hierbei geht es zu allermeist um die Ressourcenverschwendung, d.h. in jedem Prozess wird geschaut, welche Ressourcen knapp sind. Das genügt mir nicht!

Die knappste Ressource, die tatsächlich den Flaschenhals ausmacht, also tatsächlich den Engpass darstellt, sollte das Hauptaugenmerk haben. Nur ist dies oft subjektiv.

Dazu gibt es den schönen Kreislauf mit der Planung (P), der Durchführung (D), dem Check-up (C) und der Aktion (A).

Das ist wertvoll und richtig. Und zwar genau dann, wenn ich das Prozess-Ziel in den Mittelpunkt stelle. D.h. die reine Ressourcen-Suche reicht mir nicht, sondern im C-Teil (Check-up = Überprüfung) hinterfrage ich das Prozessziel: ist dies das gleiche Ziel wie früher, als der Prozess definiert wurde? Und passt dieses Ziel nach wie vor zu meinem übergeordneten Unternehmensziel?

Übrigens: auch im persönlichen und privaten Bereich lohnt sich dieser Check-Up hin und wieder. Denk mal darüber nach, was das Ziel ist, wenn du „in Facebook stöberst“, „fern siehst“ oder „Unmengen von Gummibären isst“… unsere Gewohnheiten sind schließlich nichts anderes als eingeschliffene Prozesse!

Prozesse sagen uns doch das „WIE“, oder?

8. November 2021

Ja, stimmt. Und deswegen ist es auch so außerordentlich wichtig, beim Designen von Prozessen die Wozu-Frage und damit das „echte“ Prozessziel nicht zu vernachlässigen!

Stell dir vor in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem das „Wie“ und das „Wozu“ nicht klar sind. Es gibt Befehle ohne Sinn und Verstand, die jeder auszuführen hat. Keiner weiß vorher, was nun wieder ansteht und es wird der sprichwörtliche blinde Gehorsam verlangt – hört und fühlt sich nach Militär oder Sekte an. Sehr krass, so eine BEFEHLSKULTUR, und sicherlich kein Klima, um dauerhaft dort als Angestellter oder auch als Chef zu arbeiten, oder?

Nun stell dir vor, in deinem Unternehmen ist völlig klar definiert, wer was zu tun hat, am besten bis ins kleinste Detail. Allerdings weiß keiner wozu das alles gut ist und auch nicht, was das große Ganze ausmachen soll. Häufig ist dies in kommunalen Einrichtungen, Städten und Ämtern mehr oder weniger stark der Fall. Dazu wäre ich persönlich sicherlich nicht berufen und lt. Umfragen ist dies auch nur für einen Bruchteil der Menschen die Form, in der sie dauerhaft arbeiten wollen – eine BÜROKRATIE eben.

Bis hierhin haben wir uns flach auf der WIE-X-Achse von links nach rechts bewegt…

… nun kommen wir über den Äquator meiner schönen Zeichnung und erhöhen den WOZU-Anteil auf der Y-Achse:

Junge Unternehmen mit einer tollen Vision wissen immer das Wozu und vertrauen darauf, das Wie schon irgendwie hinzubekommen. Das funktioniert in den allermeisten Fällen, nämlich dann, wenn das Wozu wirklich stark genug ist, hervorragend! In solch einem START-UP brennen alle Beteiligten für die Sache und finden immer Mittel und Wege, oft bis tief in die Nacht hinein, die Aufgaben und Herausforderungen zu schaffen, ohne vorher zu wissen, wie das geht.

Die Königs-Disziplin ist es dann, entweder vom Start-Up oder der Bürokratie heraus, den Schritt hin zur Wohlfühl-High-Power-Kultur zu schaffen. Das heißt ein Unternehmen zu schaffen, das sich so viel wie möglich durch Prozesse vereinfacht, ohne dabei das Wozu aus den Augen zu verlieren. Prozesse werden in diesem am höchsten entwickelten Unternehmen dazu genutzt, um unnötige Zeitaufwände und Fehlerquellen zu vermeiden, das Rad nicht ständig neu zu erfinden und die bereits bewährten Best-Practise-Prozesse für alle zugänglich zu machen. Damit haben die wertvollen Human Ressources, also die MENSCHEN, ihre Köpfe frei für kreatives Denken und alles andere, was tatsächlich wertschöpfend ist.

Wo stehst du und das Unternehmen, für das du morgens aus dem Bett steigst?