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Sonderbeitrag Teil 1.7: Liquiditätsplanung – ein wichtiges Instrument für die unternehmerische Tätigkeit!

6. August 2021

Wie wichtig die Liquiditätsplanung ist, wird leider sehr häufig übersehen. Speziell dann, wenn doch alles gut läuft. Die Auftragsbücher sind voll, es gibt mehr als genug zu tun, es wird regelmäßig fakturiert und die Kunden zahlen meist pünktlich. Andersherum bekommt man Lieferungen und die eigenen Verbindlichkeiten können fristgerecht erledigt werden.

Dass es schlagartig und plötzlich dazu kommen kann, dass ein Unternehmen nicht mehr zahlungsfähig ist – kaum vorstellbar. Dennoch ist das immer wieder die bittere Realität.

Die Ursache hierfür können u.a. folgende Kriterien sein:

es dauert viel zu lange bis die Rechnungen gestellt werden
das Zahlungsziel der Ausgangsrechnungen ist deutlich zu lang
die Kunden bezahlen die Rechnungen schlicht und einfach nicht
Material muss weit im Voraus finanziert werden
Abwicklung sehr personalintensiv – Personal wurde ebenfalls vorfinanziert

Um den Überblick über die Zahlen, sprich die Liquidität, zu behalten, ist eine Liquiditätsplanung für die nächsten 12-24 Monate wichtig und richtig.

Damit erkennen Sie sehr schnell, wenn wie oben beschrieben, etwas verrutschen sollte.

Durch dieses Controlling-Instrument lassen sich Risiken einschätzen und es kann entsprechend vorgebeugt werden – und zwar bevor die Situation unangenehm wird. Rechtzeitig agieren zu können ist mit Sicherheit besser als nur reagieren zu müssen.

Ob eine Liquiditätsplanung in Excel oder mit einer speziellen Software erstellt wird, obliegt der Entscheidung jedes Einzelnen.

Da bei einer Liquiditätsplanung zukünftige Perioden betrachtet werden, ist dies eine Schätzung oder Prognose. Was tatsächlich kommt, kann keiner genau vorhersagen. Sofern bereits vorhanden, können vorhergehende Perioden als Anhaltspunkte genommen werden.

Ob als Periode eine Woche, ein Monat oder ein Jahr genommen wird, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Üblicherweise wird 1 Monat als Periode definiert. Wenn auf vergangene Perioden als Anhaltswert zurückgegriffen wird, ist es auf jeden Fall sinnvoll, einen Mittelwert zu nehmen oder eine Hochrechnung anzustellen. Zum Beispiel hat man in dem einen Monat unwahrscheinlich viel Rohmaterial eingekauft und dafür in den darauffolgenden Monaten überhaupt keinen Einkauf an Rohmaterial getätigt – hier macht ein Mittelwert somit absolut Sinn.

Sobald echte Zahlen vorliegen, muss die Liquiditätsplanung natürlich korrigiert werden. Die vorhandenen liquiden Mittel werden anschließend in die darauffolgende Periode übertragen. So lässt sich schnell erkennen, ob die Entwicklung anders verläuft als prognostiziert.

Feste Verbindlichkeiten wie Miete, Löhne & Gehälter oder auch Steuervorauszahlungen, können bereits sehr genau in die Planung einfließen.

Verschiedene Mustervorlagen für eine Liquiditätsplanung in Excel findet man im Internet.

Welche Positionen in die Liquiditätsplanung einfließen sollen, hängt natürlich von der Art des Unternehmens, der Größe und der Rechtsform ab. Ein Unternehmen, welches selbst produziert, hat verständlicherweise andere Kosten als ein reiner Dienstleister oder Händler.

Folgende Aspekte gilt es bei der Definition der Positionen und der Planung zu beachten:

Es dürfen nur Positionen in die Planung einfließen, die tatsächlich auch eine Kontobewegung mit sich bringen. Abschreibungen gehören nicht dazu!

Eine „Milchmädchenrechnung“ mit z.B. viel zu hohen unrealistischen Umsatzwerten hat noch nie geholfen. Daher bitte eher vorsichtig bleiben – wenn es dann doch mehr wird – umso besser!

Wenn es nun lt. Liquiditätsplanung zu einem absehbaren Liquiditätsengpass (hierzu Teil 1.1) kommen sollte, kann rechtzeitig agiert werden. Bitte beachten: sobald vorhanden, schnellstmöglich die prognostizierten Soll-Werte in die tatsächlichen Ist-Werte ändern.

Um einen Engpass zu überbrücken, wurden bereits verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt.

Hier nochmals eine kurze Zusammenfassung:

Bank: Nutzung des Kontokorrentrahmens, sofern dies genügt, oder ein neuer Kredit. Eventuell reicht es auch schon aus, Tilgungen für laufende Kredite für 2-3 Monate auszusetzen.

Telefon/Internet/Versicherungen: Wann wurden denn zuletzt die laufenden Ausgaben überprüft? Gibt es eventuell die Möglichkeit Kosten zu senken?

Kunden: Zahlungskonditionen verhandeln

Lieferanten: Preise und Zahlungskonditionen verhandeln

Unternehmensintern: wie schnell wird fakturiert? Funktioniert ein konsequentes Mahnwesen?

Natürlich nimmt eine Liquiditätsplanung – vor allem am Anfang – ordentlich Zeit in Anspruch, aber mit der Zeit wird es zur Routine. Ein Unternehmen kann sehr schnell in Schieflage geraten! Wenn man sich dessen bewusst ist und dennoch innovativ unterwegs sein möchte, macht eine Planung der Liquidität mehr als nur Sinn.

Umsetzungskraft?

2. August 2021

Egal ob es sich um ein Ziel oder die Einhaltung eines Prozesses dreht – die individuelle Umsetzungskraft ist oft ausschlaggebend für den Erfolg. Beides kann nur durch Änderung von Verhalten herbeigeführt werden.

Wir sind Gewohnheitstiere!

Erst nach etwa 6 Wochen bewusstem Ändern von Gewohnheiten wird ein neues Verhalten wieder zur Gewohnheit.

Nun bleibt „nur“ noch zu klären, wie wir diese Verhaltensänderung hinbekommen…

Sonderbeitrag Teil 1.6: Liquidität und Cashflow sind nicht das Gleiche!

30. Juli 2021

Per Definition besteht der wesentliche Unterschied in der zeitlichen Betrachtungsweise. Die Liquidität bezieht sich immer auf einen bestimmten Zeitpunkt, dagegen misst der Cashflow als Stromgröße Veränderungen über einen Zeitraum.

Eigentlich simpel, und dennoch gibt es hierzu immer wieder fragende Blicke.

Da in Titel 1.5 sehr detailliert das Thema Liquidität betrachtet wurde, werden wir nun näher auf den Begriff Cashflow eingehen.

Innerhalb einer bestimmten Periode werden die Einnahmen und Ausgaben als betriebswirtschaftliche Messgröße dargestellt. Unterschieden wird in negativen und positiven Cashflow, je nachdem ob Kapital ab- oder zufließt.

Der sogenannte Cashflow als Indikator für die Liquidität eines Unternehmens, zeigt auf, ob ein Unternehmen aus eigener Kraft liquide Mittel erwirtschaften und bereitstellen kann. Speziell wenn größere Investitionen anstehen kann dies für eine Bank oder auch für Zuschüsse von staatlicher Stelle wichtig und entscheidend sein.

Daher ist für jede:n Unternehmer:in das Wissen über den Zusammenhang von Liquidität und Cashflow mehr als eine lästige Notwendigkeit.

Der Wert für die Ermittlung des Liquiditätsindikators erfolgt aus dem Jahresabschluss – vor allem aus der GuV – und beschreibt die Möglichkeit der Innenfinanzierung eines Unternehmens.

Es werden die Zu- und Abflüsse durch Abschreibungen, die Erhöhung und Verminderung von langfristigen Rückstellungen gegenüber dem Jahresüberschuss oder auch – fehlbetrag verrechnet.

Diese sich daraus ergebene Größe macht es leichter die Situation bzgl. der Liquidität zu beurteilen und es kann die Entwicklung der finanziellen Situation eines Unternehmens beleuchtet werden.

Damit es nicht zu einfach wird…… es gibt nun auch noch zwei unterschiedliche Berechnungsmethoden: die direkte und die indirekte Methode. Das Ergebnis muss bei beiden Methoden, sofern man mit einheitlichen Kriterien gearbeitet hat, identisch sein.

Ein einfaches Beispiel hierzu:

Ein Unternehmen hat in einer bestimmten Periode einen Umsatz von 100.000€ generiert, davon 50.000€ Löhne & Gehälter bezahlt und 10.000€ für Abschreibung angegeben. Rückstellungen wurden in Höhe von 10.000€ gebildet.

Direkten Berechnung: Hier wird lediglich der Umsatz als Einnahme und die Löhne & Gehälter angesetzt.

Das wären nun in unserem Beispiel 100.000€ – 50.000€ = 50.000€ Cashflow.

Indirekte Berechnung: Hier geht man vom Gewinn aus und alle Zu- und Abflüsse werden verrechnet. Bitte beachten: nicht alle Erträge oder Aufwendungen verursachen auch tatsächliche Kontobewegungen.

Zurück zu unserem Beispiel:

Der Gewinn wird ermittelt wie folgt: Umsatz 100.000€ – L&G 50.000€ – Abschreibung 10.000€ – Rückstellungen 10.000€ = Gewinn 30.000€

Da man vom Gewinn ausgeht und sowohl Abschreibungen als auch Rückstellung dazu addiert, ergibt sich folgende Rechnung.

Gewinn 30.000€ + Abschreibung 10.000€ + Rückstellung 10.000€

= 50.000€ Cashflow.

Wie bereits im Vorfeld erwähnt, die Ergebnisse sind identisch.

Obwohl das Ergebnis das Gleiche ist, wird meist mit der indirekten Berechnungsmethode gearbeitet.

Wie kann es auch anders sein – es gibt noch weitere Möglichkeiten eine auf Erfolg basierte Analyse eines Unternehmens darzustellen. Hierbei – speziell für KMUs empfohlen, der sogenannte Free Cashflow. Hierbei wird die Berechnung teilweise abgeleitet und zu einer Aussage bzgl. der Möglichkeit für Investitionen und Wachstum im Verhältnis der liquiden Mittel, herangezogen.

Im Klartext: es besteht die Möglichkeit der Überprüfung, ob noch genug Liquidität vorhanden ist, wenn das Geld für Investitionen abgezogen wird.

Mit diesen Methoden lässt sich eine Aussage über die tatsächlich erwirtschafteten Mittel treffen. Somit ist ein Anstieg der Innenfinanzierung und dem daraus resultierenden möglichen Wachstum darstellbar.

Liquidität und Cashflow ist nicht das Gleiche! Beides jedoch für Unternehmer:innen wichtig und sinnvoll.

Gut ist nicht gut genug, oder?

26. Juli 2021

Wir wollen ja nicht über unsere Kochkünste hören „das kann man essen“, sondern doch wohl viel lieber „sehr lecker!“.

Wenn ein Prozess schon mal definiert ist, ist das schon mehr als in den allermeisten Fällen und damit schon mal gut! Damit geben wir uns meist zufrieden – verständlich, wenn wir daran denken, welche Prozesse noch so unstrukturiert rum lümmeln. Allerdings ist es tatsächlich verschenktes Potenzial, wenn wir uns damit zufrieden geben.

Selbst wenn wir im ersten Schritt (noch) nicht den Anspruch hätten, analytisch an die Prozessoptimierung heran zu gehen, können wir das eigene Gefühl verwenden und jedem unserer Prozesse eine Tendenz zuordnen.

So zum Beispiel Prozesse die so „na ja“ wären, einen Prozess der praktisch gar nicht vorhanden ist oder auch einen Prozess als unser absoluter Burner.

Noch eine Idee: lasst die Betroffenen darüber sprechen, wo wer welchen Prozess einordnet – der Wow-Effekt ist dabei sicher, versprochen!

Sonderbeitrag Teil 1.5: Liquidität – und Lust auf ein paar Kennzahlen?

23. Juli 2021

Auf solch eine Frage kommt dann oft ein Augenverdrehen oder einfach ein Gesichtsausdruck, als hätte man gerade in eine Zitrone gebissen.

Denn dieses Thema hat meist nichts mit der Leidenschaft und Vision zu tun, warum sich Unternehmer:in selbstständig gemacht hat.

Liquidität im Unternehmen sollte ein wichtiges Ziel sein, denn ohne ausreichende Liquidität oder Zahlungsfähigkeit geht letztendlich gar nichts. Unternehmen müssen den Zahlungsverpflichtungen nachkommen: Sie müssen Mitarbeiter, Lieferanten, Kredite etc. bedienen können. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, geht eine Spirale los, welche oftmals in der Insolvenz endet.

Nicht zuletzt sind finanzielle Mittel auch erforderlich, um zu wachsen und innovativ sein zu können.

Dies bedeutet Freiheit für ein Unternehmen!

In Kürze und ohne allzu viel Drumherum beschreiben wir hierzu Begriffe und Zahlen, die sich lohnen anzuschauen:

Per Definition wird unter dem Begriff Liquidität die Fähigkeit eines Unternehmens verstanden, Zahlungsverpflichtungen jederzeit vollständig nachkommen zu können. Das bedeutet die Einnahmen sind mindestens genauso hoch wie die Ausgaben.

Es ist also entscheidend, stets für eine ausreichende Zahlungsfähigkeit zu sorgen. Denn dies gibt Raum für Wachstum und Innovation. Daher sollte das Ziel eines Unternehmens ein Zustand sein, bei dem die Einnahmen die Ausgaben übersteigen. Auch ein wesentlicher Faktor, wenn es um das Thema Bonität geht.

Wenn die Ausgaben die Einnahmen übersteigen, spricht man von einem Liquiditätsengpass (s. Teil 1.1 Liquiditätsengpass – muss nicht sein!). Dieser Engpass muss zwangsläufig aufgefangen werden. Kurzfristig ist das oftmals über den vorhandenen oder einen neu eingeräumten Kontokorrentkredit möglich – ist allerdings teures Geld und sollte nur kurzfristig genutzt werden.

Sofern dieser finanzielle Rahmen nicht reichen sollte, besteht noch die Möglichkeit, Kunden um Unterstützung zu bitten und die vorhandenen Forderungen schnellstmöglich zu begleichen. Im Gegenzug sollte noch mit Lieferanten ein Agreement für eine etwas spätere Zahlung der Verbindlichkeiten getroffen werden. Dies ist oftmals ein Instrument, das zu nutzen sehr einfach geht – wenn der Engpass rechtzeitig erkannt wird und der Stolz nicht wäre!

Im Gegenzug gibt es natürlich auch eine hohe Liquidität, welche es gilt, effektiv einzusetzen. Die Einnahmen im Vergleich zu den Ausgaben sind sehr hoch, jedoch wird nicht investiert. Dies ist auch nicht gut und wird in aller Regel nicht als Bonuspunkt gewertet. Vielmehr deutet es darauf hin, dass das Unternehmen nicht bereit ist für Wachstum, Entwicklung und Innovation.

Da beide Richtungen nicht optimal sind, hier ein paar Kennzahlen, die recht einfach zu berechnen und lohnenswert sind, diese im Auge zu behalten.

Bei der Berechnung von Kennzahlen der Liquidität ist es erforderlich alle Geschäftsfälle, die zu Kontobewegungen führen, im Blick zu behalten. Somit können Aufwandspositionen ohne Geldfluss, wie z.B. Abschreibung, unbeachtet bleiben können.

Nur den Fokus auf eine BWA zu legen, reicht nicht aus. Natürlich fließen Umsätze in den Gewinn ein, jedoch hat dies erst Auswirkung auf die Liquidität, wenn die Rechnung beglichen wird. Auch gibt es Vorgänge, die zwar zu Kontobewegungen führen, jedoch nicht in der BWA erscheinen. Dazu

gehören u.a. Tilgung von Krediten, Steuernachzahlungen oder auch Steuerabschläge.

Das bedeutet, dass eben solche Positionen ebenfalls in die Liquiditätsberechnung miteinfließen, um eine aussagekräftige Information zu erhalten.

Die Kennzahlen der Liquidität werden in 3 unterschiedliche Grade unterteilt.

Liquidität 1.Grades wird als Bar-Liquidität oder auch als Cash Ratio bezeichnet. Da bei den Einnahmen nur die sofort verfügbaren Mittel eingerechnet werden, spricht man von Bar-Liquidität.

(Kasse + Guthaben bei Banken) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Beträgt die Liquidität 1.Grades 100% würde das bedeuten, dass alle Verbindlichkeiten zum Stichtag sofort beglichen werden können. Heißt schlichtweg, dass die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sehr hoch ist. Da jedoch Forderungen aus Lieferung und Leistung ebenfalls zur Deckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten da sind, wird für die Liquidität 1.Grades von einem Ergebnis von mind. 10% bis max. 30% ausgegangen. Dies gilt als Richtwert.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

(1.000 + 10.000) x 100

_____________________ = 27,5%

40.000

Bitte beachten: Die Kennzahl für die Liquidität 1.Grades ist allerdings, aufgrund des Bezugs auf einen Stichtag, nicht wirklich aussagekräftig.

Liquidität 2.Grades wird als einzugsbedingte Liquidität oder als Quick Ration bezeichnet. Zusätzlich zu den sofort verfügbaren Mitteln werden auch Forderungen, welche innerhalb weniger Tage oder Wochen auf dem Konto eingehen werden, hinzugerechnet.

(Kasse + Guthaben bei Banken + Forderungen) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Der Richtwert liegt bei mindestens 100% für die Liquidität 2.Grades.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

Forderungen: 30.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

(1.000 + 10.000 + 30.000) x 100

________________________________ = 102,5%

40.000

Sollte das Ergebnis unter 100% liegen, kann dies verschiedene Ursachen haben. Eine Möglichkeit: Forderungen, die zu lange nicht ausgeglichen werden. Findet ein ausreichendes und kontinuierliches Forderungsmanagement im Unternehmen statt?

Liquidität 3.Grades wird als umsatzbedingte Liquidität oder Current Ratio bezeichnet. Zusätzlich zu den sofort verfügbaren Mitteln und den Forderungen werden auch die Vorräte hinzugerechnet.

(Kasse + Guthaben bei Banken + Forderungen + Vorräte) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Der Richtwert liegt hier bei 150-200% für die Liquidität 3.Grades.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

Forderungen: 30.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

Vorräte: 45.000€

(1.000 + 10.000 + 30.000 + 45.000) x 100

_________________________________________ = 215%

40.000

Falls das Ergebnis erreicht wird, obwohl 2.Grades sehr schlecht ausgefallen ist, kann dies u.U. daran liegen, dass das Lager sehr voll ist. Wenn der Richtwert nicht erreicht wird, kann dies an zu hohen Verbindlichkeiten liegen.

Diese Richtwerte gelten als Empfehlung – als Kennzahl. Die Maßnahmen die davon abgeleitet werden können, sind sehr unterschiedlich und stark branchenabhängig.

Was man allerdings beachten sollte: die unterschiedlichen Liquiditätsgrade sind nur bedingt aussagekräftig, denn sie beziehen sich nur auf die kurzfristigen Verbindlichkeiten in der Regel gegenüber Lieferanten. Es werden hierbei keine Tilgungen oder gar Investitionen berücksichtigt.

Es handelt sich bei diesen Kennzahlen um eine einfache Variante, die sich auf die größten Positionen in einem Unternehmen beziehen.

Um das Ganze im Blick zu behalten und um die Liquiditätssituation einschätzen zu können, empfiehlt sich ein Liquiditätsplan für 12 – 24 Monate.

Mehr dazu: Teil 1.7 – Liquiditätsplanung

„Je entspannt desto Erfolg!“ – oder die entspannte Verwirrung

19. Juli 2021

Ich habe vor einiger Zeit die Aussage getroffen „je entspannt desto Erfolg!“

Das hat zu einiger Verwirrung und zu ganz lustigen Diskussionen geführt:

Ja, Subjekt/Prädikat/Objekt waren hier nicht an ihrem Platz und das war durchaus gewollt so:-) Stellt euch vor der Satz hieße „Je entspannter du bist, desto einfacher wird der Erfolg in dein Leben Einzug halten!“ Das wäre grammatikalisch korrekt, nur für unser Hirn nicht so einfach zu behalten wie eben das rausgehauene „je entspannt desto Erfolg“.

Wenn wir mit unserem Verstand am Abwägen sind, wie wir eine Entscheidung treffen sollen, ist die Entscheidung im Unterbewusstsein bereits gefallen. Unser Verstand, also unser Bewusstsein, sucht dann nach den passenden Argumenten für die Entscheidung, die eh schon getroffen wurde. Nun kann ich also meine Zeit darauf verwenden, mir diese Argumente dafür und dagegen zu Recht zu legen oder ich kann meinem Bauchgefühl, nichts anderes als mein Unterbewusstsein, vertrauen und damit zumindest diese erste Bauchentscheidung in Erwägung ziehen und dann bewusst in diese Richtung weiter denken. Das heißt nicht, dass der Verstand nichts beitragen soll – im Gegenteil. Der Unterschied liegt darin, ob ich grüble und sprichwörtlich hin- und hergerissen bin oder ob ich bewusst meinem Impuls folge und diese Entscheidung erst einmal akzeptiere. Damit konzentriere ich mich auf diese Variante und werde wesentlich zielgerichteter – und eben vor allem entspannter – weiter kommen.

Es kann auch ein Erfolg sein zu erkennen, dass es DIESE erste Entscheidung für mich nicht war, um dann genauso fokussiert den anderen Weg zu gehen!

Ich wünsche euch allen sehr viel Entspannung – der Erfolg kommt dann sowieso!

Sonderbeitrag Teil 1.4: Mahnung oder freundliche Zahlungserinnerung – kein Grund es nicht zu tun!

16. Juli 2021

Was ist denn überhaupt eine Mahnung – mal ganz einfach erklärt:

Es wurde eine Leistung erbracht, eine Rechnung gestellt und ein Zahlungsziel angegeben. Üblicherweise und bestenfalls sollte die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt ausgeglichen worden sein.

Nicht geschehen?

Dann geht eine Zahlungserinnerung – auch 1.Mahnung genannt – an den Kunden raus. Der Kunde wird mit diesem Schreiben aufgefordert, den fälligen Betrag bis zu einem Zeitpunkt x zu bezahlen. Es ist üblich mehrere (max.3) Mahnungen zu schicken, bevor man rechtliche Schritte unternimmt.

Zu dem Thema Zahlungsverzug haben wir bereits mit unserem Beitrag Forderungsmanagement berichtet. Nur nochmals in aller Kürze. Der Zahlungsverzug beginnt nicht automatisch, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht!

Sollte auf der Rechnung nicht explizit ein Datum zur Fälligkeit der Rechnung angeführt worden sein, kommt der Kunde erst mit Erhalt der Mahnung in den rechtlichen Zahlungsverzug. Ohne den Kunden in Zahlungsverzug gesetzt zu haben, besteht keine Möglichkeit ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Daher gilt es zu überlegen, ob es doch sinnvoll ist, die Fälligkeit jeder Rechnung per Datum auf der Rechnung zu definieren.

Aus rechtlicher Sicht ist dann zwar keine Zahlungserinnerung oder Mahnung mehr erforderlich und es besteht die Möglichkeit direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, jedoch ist diese Vorgehensweise aus unserer

Sicht nicht sinnvoll und verursacht letztendlich nur Kosten, Ärger und Energie.

Zudem – wem von uns ist nicht schon einmal etwas „durchgerutscht“ oder man hat es einfach vergessen?

Sollte aus unerklärlichen Gründen ein zuverlässiger Kunde einmal die Rechnung nicht pünktlich bezahlen, besteht selbstverständlich die Möglichkeit, dies auch telefonisch zu klären. Vielleicht war er mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden oder es gibt Missverständnisse und es wird z.B. noch etwas erwartet. Diese Unklarheiten können dann schnell geklärt werden, jedoch liegt eben kein Beweis für die Mahnung vor.

Viele Unternehmen scheuen sich davor, Mahnungen zu versenden und handeln eher nach dem Motto „warten wir mal besser noch eine Woche, wird schon noch kommen“. Speziell bei guten Kunden!

Jedoch ist es grundsätzlich notwendig einen Mahnlauf konsequent einzuplanen. Zum einen wissen dann die Kunden, dass eine pünktliche Bezahlung der Rechnung erwartet wird und zum anderen ist es ein wichtiges Element im Forderungsmanagement und der Liquiditätsplanung.

Voraussetzung für einen Mahnlauf solle natürliche die regelmäßige Verbuchung der Zahlungen sein – mindestes 1x pro Woche, besser täglich. Nur dann hat man die Gewissheit, dass die noch offenen Posten tatsächlich noch nicht ausgeglichen wurden. Ab 2 Tage nach Fälligkeit spricht nichts gegen den Versand der 1.Mahnung.

Es gibt auch Kunden die „brauchen“ eine 1.Mahnung – vorher passiert einfach nichts. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3.Stufe.

Eine 2.Mahnung geht in aller Regel nach 7-10 Tagen nach Fälligkeit der ersten Mahnung raus. Das ist ausreichend Zeit, um auf die erste Mahnung zu reagieren – bestenfalls mit der Bezahlung.

Da im Umgang mit Kunden die Freundlichkeit sehr wichtig ist, so ist auch die Zuverlässigkeit seitens Kunde Voraussetzung für eine gute Geschäftsbeziehung. Sollte auch die Frist der 2.Mahnung verstrichen sein, so sollte man – wieder nach 7-10 Tagen – eine 3.Mahnung versenden.

Sicher ist nun ein Punkt gekommen, da hat man – bei aller Freundlichkeit – keine Lust mehr. Daher darf dies in der 3.Mahnung auch zum Ausdruck kommen und eine konkrete Androhung rechtlicher Schritte hat schon oft geholfen.

Wünschenswert, wenn spätestens jetzt etwas geschieht und die Rechnung beglichen wird. Sonst hilft nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren.

Sollte ein Kunde für den Ausgleich seiner Rechnung die 3.Mahnstufe benötigen, stellt sich die Frage, zukünftig nur noch gegen Vorauskasse zu liefern. Das spart dem Unternehmen jede Menge Ärger, Zeit und Kosten.

Die Pfeffermühle im 5-Sterne-Standard

12. Juli 2021

Fast weltweit haben wir bei Hotels ein Sterne-System, das uns suggeriert, wir könnten daran einen Standard ablesen. Dass dies von Land zu Land, Region zu Region und sogar innerhalb der Kategorien sehr stark variiert, ist bestimmt jedem schon mehrfach aufgefallen.

Wenn wir nun in Deutschland ein 5-Sterne-Superior-Hotel nehmen, stellen wir uns einen bestimmten Standard vor, weil wir zumindest grob wissen, was notwendig ist, um diese 5 Sterne und das „S“ zu bekommen. Und hier stoßen die vergleichenden Benchmark-Standards an ihre Grenzen, was ich vor einiger Zeit live erleben durfte:

Die Kategorie 5-Sterne-S enthält diese und jede Zimmerausstattung, eine Fitness- und Wellness-Ausstattung etc. – so weit so gut.

Allerdings nicht definiert ist die Art der Hotelführung und die Service-Bereitschaft der Mitarbeiter. So würde mein Standard-Verständnis beispielsweise vorsehen, dass jeder einigermaßen erfüllbare Kundenwunsch gerne und selbstverständlich angegangen wird. Eine Antwort auf die Bitte nach der Pfeffermühle wie „Sie haben doch einen Pfefferstreuer auf dem Tisch!“ passt nicht in mein Bild einen 5-Sterne-Superior-Standards. Und wenn dies nicht nur eine vereinzelte Service-Fehlinterpretation eines Mitarbeiters ist, sondern dies tatsächlich als Haus-Standard durchgängig gelebt wird, lerne ich daraus:

Ein echter Standard ist immer durchgängig durchdacht und enthält neben den harten Fakten ganz selbstverständlich auch die weichen Anteile!

Ich liebe ECHTE Standards!

Sonderbeitrag Teil 1.3: Forderungsmanagement – unbedingt!

9. Juli 2021

Man sollte sich keine Gedanken darüber machen müssen, wie und ob das Unternehmen Rechnungen oder Löhne & Gehälter bezahlen kann. Doch jede Zahlungsverzögerung und jeder Zahlungsausfall bedeutet, dass sich Gewinn und Liquidität eines Unternehmens verschlechtern und es – wenn´s dumm läuft – auch mal eng werden kann.

Zahlt ein Kunde beispielsweise eine Rechnung in Höhe von 50.000€ nicht pünktlich, das Geld aber für den Ausgleich von Verbindlichkeiten eingeplant war, kann die Folge davon sein, dass womöglich der Kontokorrentrahmen belastet werden muss und hierfür erhebliche Zinsen anfallen.

Jeder braucht sein Geld, um wirtschaften zu können – das ist bekannt. Wenn man nun Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung verkauft, besteht eine Forderung über die Höhe des vereinbarten Preises gegenüber diesem Kunden. Und es bedeutet ebenfalls, dass man seinem Kunden erlaubt, die Ware oder Dienstleistung zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen.

Diese offenen Forderungen oder auch offene Posten genannt („OPs“) bergen Risiken in sich. Wer kann schon sagen, ob der Kunde pünktlich und vollständig bezahlt? Vielleicht bezahlt der Kunde auch nur einen Teilbetrag oder womöglich gar nicht?

Und genau hier setzt das Forderungsmanagement an:

Zahlungsausfälle und verspätete Zahlungseingänge sollen vermieden werden. Es bezeichnet die Maßnahmen und die damit verbundenen Aufgaben, um dies zu erreichen. Als präventive Maßnahmen gelten z.B. Schufa-Auskunft und verschiedene Versicherungen, die den Forderungsausfall abdecken sollen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, einen Neukunden ausschließlich mit Vorauskasse zu beliefern – kommt allerdings nicht immer gut an.

Im Forderungsmanagement geht es auch um die Konditionen, die in Verträgen festgelegt werden. Ebenso ist ein konsequentes Mahnwesen bis hin zum Inkasso leider oft unerlässlich.

Natürlich sollten möglichst wenig offene Forderungen vorhanden sein – der Traum, wenn alle pünktlich oder womöglich zu früh die Zahlung tätigen.

Da dies oft nicht die Realität ist, hierzu ein paar harte Wahrheiten:

Der Kunde kommt erst in den rechtlichen Zahlungsverzug, wenn auf der Rechnung ein eindeutiges Datum als Zahlungsziel angegeben ist und er dies überschreitet – auch ohne Mahnung.
Sollte kein eindeutiges Zahlungsziel angegeben worden sein, sondern lediglich z.B. 30 Tage nach Rechnungsdatum, beginnt der Zahlungsverzug erst mit Erhalt der ersten Mahnung. Durch eine entsprechende Vertragsgestaltung und Rechnungserstellung, müssen somit Kunden nicht zuerst angemahnt werden, um in Zahlungsverzug zu kommen.

Um offene Posten – sprich noch vorhandene Forderungen – nicht aus dem Blick zu verlieren, ist ein Forderungsmanagement erforderlich.

Ebenfalls ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, die zeitnahe Fakturierung der erbrachten Leistung, sowie der korrekten Ausstellung unter rechtlichen Aspekten, sicherzustellen.

Sollte es dennoch zu einem Zahlungsverzug kommen, ist es ebenfalls die Aufgabe des Forderungsmanagements ein außergerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Hört sich sehr hart an – hier zusammengefasst, was man darunter versteht und wie es umgesetzt werden kann:

Einige Tage nach Fälligkeit der Rechnung wird eine Mahnung oder Zahlungserinnerung verschickt. Dies jedoch nur, wenn man der Meinung ist, dass die Leistungen zur vollen Zufriedenheit für den Kunden ausgeführt wurden und dieser lediglich versehentlich versäumt hat, die Rechnung

auszugleichen. Für eine gute Kunden-Lieferanten Beziehung gehen wir den Weg jedoch mit einem Anruf. So bekommt man sehr schnell mit, ob etwas im Argen liegt oder die Zahlung tatsächlich nur versäumt wurde. Und so ganz nebenbei arbeiten wir damit an der Kundenbindung. Achtung jedoch: dies ist aufgrund der Nachweisbarkeit nicht als Zahlungserinnerung zu sehen.

Wenn der Kunde immer noch nicht bezahlt, kann und sollte nach einer bestimmten Frist – in aller Regel 1 Woche – erneut eine Mahnung verschickt werden – dies ist dann Mahnstufe 2.

Sollte auch noch eine 3.Mahnung erforderlich sein, darf die Androhung gerichtlicher Schritte, nach Ablauf einer weiteren Frist von ca. 7-10 Tagen, gerne beinhaltet sein.

Jeder Tag „mehr“ kostet das Unternehmen einfach Geld.

Nicht zuletzt verursacht auch das Forderungsmanagement für das Unternehmen Kosten! Sprich die Kosten für Mahnungen können dem Kunden berechnet werden, allerdings in angemessener Höhe. Mahnpauschalen in Höhe von ca. 40€ bei Geschäftskunden sind keine Seltenheit und zusätzlich können ebenfalls Verzugszinsen in Anrechnung gebracht werden.

Sollte das alles noch nichts genutzt haben, bleibt nur der Weg über ein Inkassobüro. Dieses Büro erhält den Auftrag, die Forderungen im Namen des Unternehmens einzuziehen.

Wenn immer noch nichts passiert, bleibt nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren, um an Recht und Geld zu kommen. Natürlich möchte man dies nicht, ist u.U. unangenehm, aber dennoch – die Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert bzw. erbracht und somit sind die Forderungen begründet und gerechtfertigt. Es ist das Geld des Unternehmens.

Zudem ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens unerlässlich, um eine Verjährung der Forderung zu unterbrechen. Denn diese kann grundsätzlich nach 3 Jahren eintreten und dann ist das Geld schlicht und einfach weg.

Der Antrag für ein gerichtliches Mahnverfahren wird beim zuständigen Gericht eingereicht. Dies erfolgt in Form von Vorducken (Papierform) oder online und muss alle relevanten Daten beinhalten. Der Schuldner erhält dann von dem zuständigen Gericht einen offiziellen Mahnbescheid.

An dieser Stelle möchten wir nicht näher auf ein gerichtliches Mahnverfahren eingehen und setzen auf ein gutes Forderungsmanagements von Beginn an.

Wie gut ist das vorhandene Forderungsmanagement?

Zwei Kennzahlen die etwas Aufschluss hierzu geben:

Debitorenlaufzeit: Nehmen Sie die Summe Ihrer Forderungen x 360 und teilen diesen Wert dann durch den Nettoumsatz. Das Ergebnis sollte möglichst nah an dem üblichen Zahlungsziel (z.B. 30 Tage) liegen – noch besser darunter!

Verzugsquote: Forderungen, die das Zahlungsziel bereits überschritten haben, x 100 und diesen Wert dann durch den Nettoumsatz teilen. Umso niedriger der Wert, umso besser fürs Unternehmen.

Die Forderungen im Blick behalten und entsprechend

handeln – es ist das Geld des Unternehmens!

Mehr zum Thema Mahnung/Zahlungserinnerung im nächsten Beitrag.