Allgemein Archive - Seite 8 von 10

Natur und Prozesse

26. April 2021

Heute früh hinterm Haus unser blühender Kirschbäumchen – ich habe nichts dazu getan, es durchläuft einfach so Jahr für Jahr seinen Zyklus – schön eines nach dem anderen.

Treiben – Blühen – Früchte tragen – Früchte abgeben – Blätter abwerfen – Winterruhe – Treiben – Blühen…

Die Natur würde nie auf die Idee kommen, sich jeden Morgen neu zu überlegen, was denn heute so ansteht. Die Evolution verbessert Prozesse im Laufe der Zeit, um sich geänderten Bedingungen anzupassen und die Ziele (meist Fortpflanzung und Wachstum) zu erreichen – genau das können wir für Unternehmen lernen: Prozesse sind die Basis für Wachstum!

Was ist überhaupt ein Prozess ?

19. April 2021

Ein Prozess ist nichts anderes als eine vorweggenommene Entscheidung!

Ganz einfach: wenn ich mir einmal überlege, wie ein Ablauf zu meiner Zielerreichung und unter der Voraussetzung der Nachhaltigkeit praktisch PERFEKT ist, brauche ich dies nicht jedes Mal wieder von Neuem zu tun, wenn der Start-Trigger ausgelöst wurde.

Auch innerhalb des Prozesses, wenn ich an Entscheidungswegen mit unterschiedlichen Optionen stehe, weiß ich im Voraus welches Ergebnis der eine oder andere Weg haben wird. Also ist es wesentlich angenehmer vorab mit klarem Kopf – also ohne jetzt gerade in der konkreten Entscheidungssituation zu sein – diese Möglichkeiten in Bezug auf mein Ziel zu definieren.

Umdenken auf Rezept?

12. April 2021

Berater, Vertriebler und Marketingexperten würden selbstverständlich gerne das Umdenken den Unternehmen und Unternehmern selbst und auch den „etablierten“ Institutionen wie der IHK und dem Wirtschaftsrat sowie der Politik verordnen. Als Unternehmerin lass ich mir nichts vorschreiben – logo! Also darf ich selbst den Nutzen entdecken. Manchmal schmerzlicher, als das notwendig wäre. Wozu gibt es schließlich Modelle?

Wenn ich etwas oder jemanden sehe und genau den Vorzug aus der Betrachtung haben möchte, werde ich dies „nachahmen“. Das ist keine neue Erfindung und keiner Idee, sondern einfach von Kindern abzugucken: Kinder lernen vom Zusehen, Ausprobieren und TUN – Erwachsene übrigens auch.

Warum sollte nun ein Unternehmen umdenken? Prof. Knoblauch hat es ganz einfach auf den Punkt gebracht: „Keiner von uns gibt sich heute noch gerne mit mittelmäßigen Produkten und Dienstleistungen zufrieden. Keiner von uns hält Ausschau nach einem durchschnittlichen Restaurant oder nach einem mittelmäßigen Film, wenn wir ausgehen. Niemand sagt: „Vergeben wir den Auftrag einfach an eine Firma, die die Aufgabe halbwegs gut erledigen wird.“ Nein, wir wollen für unser Geld das Allerbeste, was wir dafür kriegen können!“

Genau deswegen wird es Umdenken auf Rezept zwar nicht geben, dafür werden immer mehr Unternehmen die Erfahrung von erfolgreichen Modellen und Prozessen nutzen, um für ihre eigenen Kunden und Mitarbeiter tatsächlich „Best Practice“ praktizieren zu können und das Allerbeste bieten zu können.

Abschluss Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 3)

9. April 2021

Die Macht von zielgerichteten Prozessen ist enorm! Ganz zu schweigen vom Wohlfühlfaktor, weil jeder Beteiligte immer die entsprechende Grundlage für Entscheidungen hat. Wenn wir jetzt noch den entscheidenden Schritt weiter gehen, nämlich uns für jeden einzelnen Prozess, und sei er noch so trivial, ernsthafte Gedanken über das Ziel machen, werden wir automatisch den Kundennutzen in den Mittelpunkt stellen und entsprechend bewusst proaktive Prozesse generieren – in unserem Beispiel möchte ich als Prozessziel des Mahnlaufs NICHT das offensichtliche (also „Geld eintreiben“) in den Vordergrund stellen, sondern die „Kundenzufriedenheit“, weil ich davon ausgehe, dass zufriedene Kunden anstandslos und gerne für den entstandenen Nutzen zahlen werden. Die logische Konsequenz im Mahnbeispiel ist die Klärung, WARUM ein Kunde nicht bezahlt, um dann entsprechende Maßnahmen einleiten zu können:

Wow, wenn ich die Macht des Unternehmens nehme und die Macht der Prozesse und die Macht, die jeder Mitarbeiter dadurch gewinnt komme ich zu dem Ergebnis:

Prozesse schaffen MACHT³

Der „das- haben-wir-schon-immer-so-gemacht“-Prozess

5. April 2021

Wer kennt das nicht?

Du machst einen Vorschlag, wie man einen Ablauf etwas verändern könnte, um damit zielstrebiger oder schneller oder informeller zu sein und trotz deiner Begeisterung für diese tolle Idee stößt du auf Antworten wie „das haben wir doch schon immer so gemacht“ oder „das geht nicht, weil…“.

Im ersten Moment bist du sicherlich frustriert. Du hast dir Gedanken gemacht, du hast es gut gemeint und du bist dir sicher, dass alle Beteiligten davon profitieren würden. Warum lassen sich dann viele Menschen nicht einmal auf den Versuch ein?

Ganz einfach: fast jeder Mensch hat eine Angst vor Veränderung in sich! Wir befinden uns im Alltag in unserer Komfortzone, in der wir uns wohlfühlen und uns auskennen. Wir können Reaktionen abschätzen und wissen was wann wie passieren wird. Wird nun ein Prozess bewusst verändert, wissen wir im ersten Moment zumindest gefühlt nicht, was da auf uns zukommt. Auch wenn die derzeitige Situation noch viel „Luft nach oben“ hat, trauen wir uns nicht einen Versuch zu unternehmen und die Chance zu nutzen!

Stell dir vor: in Deutschland werden im Durchschnitt nur 0,7 Versuche unternommen, bevor wir aufgeben. Das heißt umgekehrt, dass bei weitem nicht jede Idee ausprobiert wird sondern viele Ideen schon im Keim erstickt werden. Wenn wir uns dann noch daran erinnern, dass ein Kind bis zum 15ten Lebensjahr im Schnitt etwa 145.000 Mal Sätze wie „Pass auf!“, „Sei vorsichtig!“ oder sogar „Das kannst du nicht!“ gehört hat, verwundert es überhaupt nicht, dass wir lieber an gewohnten, suboptimalen, Dingen festhalten, als dass wir die Chance nutzen und eine neue Option wählen.

Hast du auch einen „das-habe-ich-schon-immer-so-gemacht-Prozess“, für den es sich lohnen würde, dass du dir ein paar Gedanken um seine Modernisierung machen würdest?

Fortsetzung Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 2)

2. April 2021

In der vorigen Woche hatten wir die Prozesslevels. Jetzt lasst uns die oberste Ebene – also Level 0 – als groben Überblick, beispielsweise hier im Bereich Buchhaltung, genauer ansehen (Beispiel):

Dies ist tatsächlich nur ein sehr grober Überblick, wie schon angekündigt. Nun kommen die Detaillierteren Prozesse auf der nächsten Ebene, Level 1, beispielsweise unterhalb des Zahlungsverkehrs das Mahnwesen:

Hier wiederum ist bei weitem noch nicht definiert, wie konkret die Freigabe bei den Projektleitern oder der eMail-Versand passieren soll, was dann eine Level-2-Beschreibung ist. Darunter könnte auf Level 3 dann konkret die Regel für die Mahntexte oder beispielsweise das Regelwerk für nicht freizugebende Mahnungen bei Projekten enthalten sein.

Super wichtig: bei jedem Prozess ab Level 1 dürfen beliebig viele, möglichst SINNvolle Eskalationen eingebaut werden! Weil das ist genau die Stelle, an der die Prozesse zu echten Führungs-instrumenten werden. Stellen wir uns in diesem Beispiel vor, ein Projektleiter nimmt seine Projektkunden grundsätzlich aus dem Mahnlauf heraus. Wird dies im Prozess entsprechend abgebildet und dann zusätzlich bei Erreichen von bestimmten Eskalationsstufen entsprechende Maßnahmen angestoßen. Schöne Vorstellung, wie viel Sicherheit wir durch solche Prozesse gewinnen können!

Experimentierendes Lernen oder Scheitern um besser zu werden

31. März 2021

Vor dem Hintergrund, dass jeder Mensch Erfahrung braucht, um richtig entscheiden zu können oder ganz einfach seine Entscheidung auf Grund seiner bisherigen Erfahrungen trifft, bleibt die Frage, wie wir an „Erfahrung“ kommen.

Erfahrung bekommt man nicht durch Zuhören, Lesen oder Sehen – das ist Lernen. Alles sehr sinnvoll, um Erfahrungen in die gewünschte Richtung zu lenken. Erfahrung bekommt man ausschließlich durch das EIGENE Erleben und Erfahren, das heißt durch das tatsächliche Tun. Da wir „ohne Erfahrung“ häufig „falsche Entscheidungen“ treffen, bekommen wir das Feedback aus dem Resultat, das wir uns zwar nicht gewünscht oder erhofft hatten, doch nun entscheidend für den Aufbau unseres Erfahrungsschatzes beiträgt und in zukünftige Entscheidungen einfließt.

Falsche Entscheidungen gibt es tatsächlich nicht!

Wir treffen Entscheidungen immer vor dem Hintergrund unserer zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Erfahrungen. Somit ist experimentierendes Lernen die Aufmunterung dazu, mutig Entscheidungen zu treffen und aus der Antwort zu lernen.

Regelkreis – oder doch lieber „Prozess für Prozess“?

29. März 2021

Ja, Regeln sind gut, weil wir uns damit auf einen Rahmen einigen, der für „everyone, everything, everywhere“ gilt.

Wenn wir also einen Regelkreis definieren, wie welche Prozesse definiert und eben auch bewertet und anschließend gepflegt werden, haben wir die ganze Bandbreite des Managements abgedeckt. Wir machen uns also einmalig Gedanken darüber…

wer
wann
was
wie
wozu

tut, um damit die regelmäßig Sicherheit zu haben, dass die Prozesse…

aktuell sinnvoll & zielgerichtet
effektiv
nachhaltig
wertvoll

sind. Alles, was Gewohnheit ist, passiert sehr zuverlässig. Ein Regelkreis oder ein Prozess für den Prozess kann eben dafür sorgen, dass wir es gewöhnt werden, uns um unsere Abläufe zu kümmern!

Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 1)

26. März 2021

Das oberste Gebot in sicherlich allen Buchhaltungen dieser Welt ist die SICHERHEIT!

Die Sicherheit,

…dass alles korrekt gebucht ist
…dass nichts verloren geht
…dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit bei der richtigen Person in der richtigen Form am richtigen Ort sind
…dass Fristen eingehalten werden und damit alle möglichen Strafen und Nachteile aussen vor bleiben
…dass kleine und große Krisen gut überstanden werden und wir mit dem typischen „blauen Auge“ davon kommen können
…dass rechtzeitig die richtigen Ampeln an den richtigen Stellen angehen
…dass die Transparenz und Unabhängigkeit möglich wird
…dass alle Entscheidungen in unserer eigenen Macht stehen

Diese Wünsche sind stets präsent – unabhängig davon, ob es sich, wie es in den meisten Unternehmen der Fall ist, um Unterstützungsprozesse, oder speziell bei Steuerberatern und Buchhaltungsservices um Wertschöpfungsprozesse handelt. Und das ist gut so!

Die Lösung dafür sind gut gemanagte Prozesse. Auch wenn ein Unternehmen sagt, dass es kein Prozessmanagement betreibt, werden die Prozesse trotzdem gemanagt. „Man kann Prozesse nicht nicht managen!“, sicherlich angelehnt an die kommunikationswissenschaftliche Feststellung des Österreichers Paul Watzlawiks „man kann nicht nicht kommunizieren“, führt uns direkt zum Wesenskern von Prozessen: Prozesse sind immer da, ob ich will oder nicht, und wenn sie schon da sind, sollen sie doch bitte Gutes für mich tun!

Im Unternehmen heißt das nichts anderes, als dass die Art und Organisation der bewusst oder unbewusst installierten Prozesse ganz entscheidend für die Zielerreichung des Unternehmens sind. Also immer dann, wenn wir Ergebnisse nicht dem Zufall überlassen wollen, sondern tatsächlich die Macht über unsere Zielerreichung haben wollen, dürfen wir ganz gezielt Prozesse verwenden, die uns genau dort hinbringen, wo wir hin wollen.

Damit wir uns dabei nicht verzetteln, bauen wir die Prozesse mehrstufig auf: