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Der „das- haben-wir-schon-immer-so-gemacht“-Prozess

5. April 2021

Wer kennt das nicht?

Du machst einen Vorschlag, wie man einen Ablauf etwas verändern könnte, um damit zielstrebiger oder schneller oder informeller zu sein und trotz deiner Begeisterung für diese tolle Idee stößt du auf Antworten wie „das haben wir doch schon immer so gemacht“ oder „das geht nicht, weil…“.

Im ersten Moment bist du sicherlich frustriert. Du hast dir Gedanken gemacht, du hast es gut gemeint und du bist dir sicher, dass alle Beteiligten davon profitieren würden. Warum lassen sich dann viele Menschen nicht einmal auf den Versuch ein?

Ganz einfach: fast jeder Mensch hat eine Angst vor Veränderung in sich! Wir befinden uns im Alltag in unserer Komfortzone, in der wir uns wohlfühlen und uns auskennen. Wir können Reaktionen abschätzen und wissen was wann wie passieren wird. Wird nun ein Prozess bewusst verändert, wissen wir im ersten Moment zumindest gefühlt nicht, was da auf uns zukommt. Auch wenn die derzeitige Situation noch viel „Luft nach oben“ hat, trauen wir uns nicht einen Versuch zu unternehmen und die Chance zu nutzen!

Stell dir vor: in Deutschland werden im Durchschnitt nur 0,7 Versuche unternommen, bevor wir aufgeben. Das heißt umgekehrt, dass bei weitem nicht jede Idee ausprobiert wird sondern viele Ideen schon im Keim erstickt werden. Wenn wir uns dann noch daran erinnern, dass ein Kind bis zum 15ten Lebensjahr im Schnitt etwa 145.000 Mal Sätze wie „Pass auf!“, „Sei vorsichtig!“ oder sogar „Das kannst du nicht!“ gehört hat, verwundert es überhaupt nicht, dass wir lieber an gewohnten, suboptimalen, Dingen festhalten, als dass wir die Chance nutzen und eine neue Option wählen.

Hast du auch einen „das-habe-ich-schon-immer-so-gemacht-Prozess“, für den es sich lohnen würde, dass du dir ein paar Gedanken um seine Modernisierung machen würdest?

Fortsetzung Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 2)

2. April 2021

In der vorigen Woche hatten wir die Prozesslevels. Jetzt lasst uns die oberste Ebene – also Level 0 – als groben Überblick, beispielsweise hier im Bereich Buchhaltung, genauer ansehen (Beispiel):

Dies ist tatsächlich nur ein sehr grober Überblick, wie schon angekündigt. Nun kommen die Detaillierteren Prozesse auf der nächsten Ebene, Level 1, beispielsweise unterhalb des Zahlungsverkehrs das Mahnwesen:

Hier wiederum ist bei weitem noch nicht definiert, wie konkret die Freigabe bei den Projektleitern oder der eMail-Versand passieren soll, was dann eine Level-2-Beschreibung ist. Darunter könnte auf Level 3 dann konkret die Regel für die Mahntexte oder beispielsweise das Regelwerk für nicht freizugebende Mahnungen bei Projekten enthalten sein.

Super wichtig: bei jedem Prozess ab Level 1 dürfen beliebig viele, möglichst SINNvolle Eskalationen eingebaut werden! Weil das ist genau die Stelle, an der die Prozesse zu echten Führungs-instrumenten werden. Stellen wir uns in diesem Beispiel vor, ein Projektleiter nimmt seine Projektkunden grundsätzlich aus dem Mahnlauf heraus. Wird dies im Prozess entsprechend abgebildet und dann zusätzlich bei Erreichen von bestimmten Eskalationsstufen entsprechende Maßnahmen angestoßen. Schöne Vorstellung, wie viel Sicherheit wir durch solche Prozesse gewinnen können!

Experimentierendes Lernen oder Scheitern um besser zu werden

31. März 2021

Vor dem Hintergrund, dass jeder Mensch Erfahrung braucht, um richtig entscheiden zu können oder ganz einfach seine Entscheidung auf Grund seiner bisherigen Erfahrungen trifft, bleibt die Frage, wie wir an „Erfahrung“ kommen.

Erfahrung bekommt man nicht durch Zuhören, Lesen oder Sehen – das ist Lernen. Alles sehr sinnvoll, um Erfahrungen in die gewünschte Richtung zu lenken. Erfahrung bekommt man ausschließlich durch das EIGENE Erleben und Erfahren, das heißt durch das tatsächliche Tun. Da wir „ohne Erfahrung“ häufig „falsche Entscheidungen“ treffen, bekommen wir das Feedback aus dem Resultat, das wir uns zwar nicht gewünscht oder erhofft hatten, doch nun entscheidend für den Aufbau unseres Erfahrungsschatzes beiträgt und in zukünftige Entscheidungen einfließt.

Falsche Entscheidungen gibt es tatsächlich nicht!

Wir treffen Entscheidungen immer vor dem Hintergrund unserer zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Erfahrungen. Somit ist experimentierendes Lernen die Aufmunterung dazu, mutig Entscheidungen zu treffen und aus der Antwort zu lernen.

Regelkreis – oder doch lieber „Prozess für Prozess“?

29. März 2021

Ja, Regeln sind gut, weil wir uns damit auf einen Rahmen einigen, der für „everyone, everything, everywhere“ gilt.

Wenn wir also einen Regelkreis definieren, wie welche Prozesse definiert und eben auch bewertet und anschließend gepflegt werden, haben wir die ganze Bandbreite des Managements abgedeckt. Wir machen uns also einmalig Gedanken darüber…

wer
wann
was
wie
wozu

tut, um damit die regelmäßig Sicherheit zu haben, dass die Prozesse…

aktuell sinnvoll & zielgerichtet
effektiv
nachhaltig
wertvoll

sind. Alles, was Gewohnheit ist, passiert sehr zuverlässig. Ein Regelkreis oder ein Prozess für den Prozess kann eben dafür sorgen, dass wir es gewöhnt werden, uns um unsere Abläufe zu kümmern!

Prozessmacht in der Buchhaltung (Teil 1)

26. März 2021

Das oberste Gebot in sicherlich allen Buchhaltungen dieser Welt ist die SICHERHEIT!

Die Sicherheit,

…dass alles korrekt gebucht ist
…dass nichts verloren geht
…dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit bei der richtigen Person in der richtigen Form am richtigen Ort sind
…dass Fristen eingehalten werden und damit alle möglichen Strafen und Nachteile aussen vor bleiben
…dass kleine und große Krisen gut überstanden werden und wir mit dem typischen „blauen Auge“ davon kommen können
…dass rechtzeitig die richtigen Ampeln an den richtigen Stellen angehen
…dass die Transparenz und Unabhängigkeit möglich wird
…dass alle Entscheidungen in unserer eigenen Macht stehen

Diese Wünsche sind stets präsent – unabhängig davon, ob es sich, wie es in den meisten Unternehmen der Fall ist, um Unterstützungsprozesse, oder speziell bei Steuerberatern und Buchhaltungsservices um Wertschöpfungsprozesse handelt. Und das ist gut so!

Die Lösung dafür sind gut gemanagte Prozesse. Auch wenn ein Unternehmen sagt, dass es kein Prozessmanagement betreibt, werden die Prozesse trotzdem gemanagt. „Man kann Prozesse nicht nicht managen!“, sicherlich angelehnt an die kommunikationswissenschaftliche Feststellung des Österreichers Paul Watzlawiks „man kann nicht nicht kommunizieren“, führt uns direkt zum Wesenskern von Prozessen: Prozesse sind immer da, ob ich will oder nicht, und wenn sie schon da sind, sollen sie doch bitte Gutes für mich tun!

Im Unternehmen heißt das nichts anderes, als dass die Art und Organisation der bewusst oder unbewusst installierten Prozesse ganz entscheidend für die Zielerreichung des Unternehmens sind. Also immer dann, wenn wir Ergebnisse nicht dem Zufall überlassen wollen, sondern tatsächlich die Macht über unsere Zielerreichung haben wollen, dürfen wir ganz gezielt Prozesse verwenden, die uns genau dort hinbringen, wo wir hin wollen.

Damit wir uns dabei nicht verzetteln, bauen wir die Prozesse mehrstufig auf:

Wertschätzung und Respekt sind keine Einbahnstraße!

24. März 2021

Wir alle wollen mit Respekt und Wertschätzung behandelt werden. Dies ist eine Grundvoraussetzung – privat und auch beruflich – für ein Umfeld, in dem wir uns wohl fühlen, gerne sind und arbeiten möchten. Kenntnis davon haben die meisten Führungskräfte und dennoch herrscht im Arbeitsalltag nicht selten ein anderer Ton. Speziell in Krisen- und Umbruchsituationen kommt es häufig zu Konflikten in den Unternehmen.

Sich zwischendurch immer wieder daran zu erinnern, auch in schwierigen Zeiten, Mitarbeitern mit Respekt zu begegnen und mit Wertschätzung zu kommunizieren, ist für alle Beteiligten positiv.

Hier ein paar Tipps, die es leichter machen:

Sind Sie selbst in der Stimmung mit Ihren Mitarbeitern wertschätzend zu kommunizieren?
Nehmen Sie wahr, dass Krisensituationen auch einen Mitarbeiter verunsichern können?
Wenn Sie selbst mit der Situation überfordert sind, werden Sie aktiv und nehmen das Ruder selbst in die Hand. Idee: ein guter Coach kann weiterbringen.
Bleiben Sie im Dialog mit Ihren Mitarbeitern. Erst recht in schwierigen Zeiten brauchen Mitarbeiter Sicherheit und Perspektive.
Jeder ist verantwortlich für sein Verhalten – sich entschuldigen, wenn man sich mal im Ton vergriffen hat oder übers Ziel hinausgeschossen ist? Ja bitte!
Missverständnisse einfach so schnell als möglich aus dem Weg räumen.

Everyone’s guilty… but no one to blame!

22. März 2021

Es gibt einen wunderschönen Prozessablauf… und trotzdem spielen sich solche Szenen zwischen Mitarbeitern ab: „Du bist schuld, dass das nicht geklappt hat!“ – „Nein, du hättest hier doch XY tun müssen!“

Ein toller Song von Motörhead, ‚Love me forever‘, bringt’s auf den Punkt: „Everyone’s guilty but no one to blame!“ sagt, dass jeder Schuld daran hat, allerdings keiner dafür blamiert oder verurteilt wird. Das heißt an dieser Stelle gilt es einfach, den Prozess nochmals zu überdenken.

Und was kommt allermeist dabei heraus?

Sehr häufig ist an diesen Punkten nicht der Prozess „schuld“, sondern die Kommunikation unter den Prozessanwendern. Manchmal geht’s auch einfach;-)

Effizienz vs. Effektivität

19. März 2021

Wir sprechen sehr häufig von effizienten Prozessen und dass alle Abläufe noch effizienter werden sollen. Das ist die klassische Prozessoptimierung und tatsächlich die Aufgabe des BPM (Business Process Management).

Effizient heißt, dass mit schonendem Ressourceneinsatz das beste Ergebnis erzielt wurde. Übertragen auf einen Prozess könnte beispielsweise menschliche Zeit eingespart werden, um einen Prozess effizienter zu machen.

So weit so gut – das heißt nun bei weitem nicht, dass gleichzeitig auch die Effektivität gesteigert wurde! Die Effektivität kommt von „Effekt“ und heißt „Wirkung“. Die Auswirkung, im besten Fall der Nutzen, die ein Prozess hervorruft ist keinesfalls mit der Effizienz dieses Prozesses gleichzusetzen.

Ein einfaches Beispiel: Mal wieder anschaulich mit dem Mahnprozess. Dieser ließe sich ohne weiteres sehr einfach effizienter machen, in dem das Buchhaltungsprogramm automatisch ohne menschliches Zutun jede Woche alle fälligen Offenen Posten per eMail anmahnt. Dies kann natürlich sehr sinnvoll sein bei Web-Geschäften oder Kleinaufträgen. Nehmen wir nun als Gegensatz dazu Projektgeschäfte mit viel menschlichem Einsatz und Dienstleistungen, ist dies zwar eine Effizienzsteigerung, vermutlich aber keine Effektivitätssteigerung. Hier sind sicherlich andere Änderungen, wie beispielsweise der persönliche Kontakt wesentlich effektiver.

Die Wirkung ist ausschlaggebend!

Warum oder Wozu ?

15. März 2021

Immer wieder kommt es an einer Stelle zu Missverständnissen, die für die Definition immens wichtig ist: WARUM und WOZU

Wenn ich mich frage „warum“ ich etwas tue, dann frage ich nach dem Auslöser. Also nach dem Verursacher in der Vergangenheit. Das kann beispielsweise in der Vergangenheit ein Ereignis gewesen sein, dass mich dazu veranlasst hat, das zu tun, was ich JETZT gerade mache oder auch denke. Ein Warum kann auch eine Anweisung oder gar ein Befehl oder schlicht eine Gewohnheit sein, was im Fall von Prozessen am häufigsten vorkommt.

Wenn ich im Gegensatz dazu frage „wozu“ ich etwas tue, dann ist diese Frage auf die Zukunft gerichtet – auf mein Ziel, das ich mit meinem Handeln in der Gegenwart (JETZT) erreichen möchte!

Entscheide selbst, welche Frage für dich die hilfreichere ist – bei mir ist es eindeutig die WOZU-Frage! Und bei Prozessen ist es super wichtig BEIDE Komponenten zu betrachten:

Warum wird dieser Prozess so gemacht?

Wozu ist dieser Prozess gedacht?

Das Gleichsetzen beider Komponenten erzeugt im Prozessmanagement maximale Verwirrung – lasst uns diese ab sofort auflösen!