So oder so ähnlich startet – leicht zugespitzt – oft der On-Bording-Prozess in kleinen und mittleren Organisationen. Natürlich legen wir alle Wert auf eine gute Einarbeitung, während der wir dann merken, welche Zugänge und Berechtigungen noch fehlen. Zudem merken wir, wen wir alles noch ins Boot holen sollten, um das On-Bording zum einen effizient für die Organisation und zum zweiten integrativ wertschätzend für die bestehenden Mitarbeiter:innen zu gestalten. Ob sich „die Neue“ dann noch willkommen geheißen und bestmöglich integriert fühlt, steht auf einem anderen Blatt. Manches Mal kommt es noch besser. Kolleg:innen wissen noch nichts von der Verstärkung, die es ja erst mit ihrem eigenen Zutun, der Know-How-Weitergabe, erst wird. Damit schwingen häufig zwei Ängste mit: „ich komme ja zu nichts, wenn ich mich um die Neue kümmern muss“ und „nimmt sie mir meine Arbeit weg“. Die Neue dagegen fühlt sich anfangs häufig als Fremdkörper, weiß eh noch nicht, wie die Abläufe und schon gar nicht die Kultur an ihrem neuen Arbeitsplatz sind und haben häufig auch nicht die Sicherheit, dass sie ihren Aufgaben gewachsen sein werden. 

Wenn wir jetzt mal rein kaufmännisch rechnen – ich lehne mich mit der Zahl da mal an Dr. Jörg Knoblauch an – und werfe in den Raum, dass jede missglückte Einstellung rund € 50.000 Kosten verursacht. Ja, wirklich Kosten. Bei einer gelungenen Einstellung ist es ein Invest, bei einer misslungenen eben reine Kosten – von dem Lehrgeld, das uns im Mindset weiterbringt, mal abgesehen. Und selbst, wenn der eine oder die andere jetzt sagen wird „so hoch sind die Kosten bei uns nicht“, kann jeder einen beliebigen Betrag einsetzen, den das Recruiting und der On-Bording-Prozess verschlingt. 

Prozesse können nicht die passenden Mitarbeitenden finden – das bedarf tatsächlich anderer Tools: gut kombinierter rationaler Logos mit menschlichen Softskills. Wie jedoch das On-Bording strukturiert und mit guten Vibes und eben abläuft, kann mit etwas Überlegung im Vorfeld definiert werden. Dies wird erst dann effizient, wenn die einmalige Definition in einen echten und möglichst teils automatisierten Prozess gegossen wird, der allen Beteiligten die so dringend notwendige Sicherheit gibt.  

Der On-Bording-Prozess startet im Optimalfall mit einem unterschriebenen Arbeitsvertrag und löst die Aufforderung zur digitalen Unterzeichnung der Datenschutzerklärung aus – im best case mit vorhergehendem Erklärvideo. Daraufhin bekommt die IT den User-Zugang-Auftrag mit den vordefinierten Berechtigungen auf die unterschiedlichen Systeme. Ob dies per Rolle vorab definiert wird oder die vorgesetzte Person eine Checkliste anklickt, sollte von Organisation zu Organisation und größenentsprechend passend gehandhabt werden. Das System fordert dann einige Uploads, wie Führerschein, Gesundheitszeugnisse, Zertifikate und ähnliches an. Intern ist in aller Regel das Ausfüllen einiger Unterlagen wie Personalfragebogen, Fotofreigabe und Arbeitskleidungsgrößen notwendig, was das System ebenfalls automatisch „einsammelt“ und an die entsprechende Abteilung oder Person weiterleitet. Ausserdem wird es im Unternehmen noch einige zur Kenntnis zu nehmende Ordnungen oder Compliance-Vereinbarungen geben. Einen Schritt weiter gedacht beschränkt sich die digitale Unterzeichnung nicht auf den On-Bording-Prozess, sondern kann analog auch für bestehende Mitarbeiter:innen verwendet werden. Ob wir hier lieber in schriftlicher Form kommunizieren oder (auch) Videos einstellen oder mal einen Fragebogen als Antwort wollen, hängt ganz vom Thema und den bevorzugten Kanälen ab. Allem gemein ist letztendlich die Einfachheit, die Sicherheit und die Transparenz. 

Als netter Nebeneffekt spart dieses Vorgehen enorme Kosten – und das bereits in kleinen Organisationen!