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Sonderbeitrag Teil 1.5: Liquidität – und Lust auf ein paar Kennzahlen?

23. Juli 2021

Auf solch eine Frage kommt dann oft ein Augenverdrehen oder einfach ein Gesichtsausdruck, als hätte man gerade in eine Zitrone gebissen.

Denn dieses Thema hat meist nichts mit der Leidenschaft und Vision zu tun, warum sich Unternehmer:in selbstständig gemacht hat.

Liquidität im Unternehmen sollte ein wichtiges Ziel sein, denn ohne ausreichende Liquidität oder Zahlungsfähigkeit geht letztendlich gar nichts. Unternehmen müssen den Zahlungsverpflichtungen nachkommen: Sie müssen Mitarbeiter, Lieferanten, Kredite etc. bedienen können. Wenn dies nicht der Fall sein sollte, geht eine Spirale los, welche oftmals in der Insolvenz endet.

Nicht zuletzt sind finanzielle Mittel auch erforderlich, um zu wachsen und innovativ sein zu können.

Dies bedeutet Freiheit für ein Unternehmen!

In Kürze und ohne allzu viel Drumherum beschreiben wir hierzu Begriffe und Zahlen, die sich lohnen anzuschauen:

Per Definition wird unter dem Begriff Liquidität die Fähigkeit eines Unternehmens verstanden, Zahlungsverpflichtungen jederzeit vollständig nachkommen zu können. Das bedeutet die Einnahmen sind mindestens genauso hoch wie die Ausgaben.

Es ist also entscheidend, stets für eine ausreichende Zahlungsfähigkeit zu sorgen. Denn dies gibt Raum für Wachstum und Innovation. Daher sollte das Ziel eines Unternehmens ein Zustand sein, bei dem die Einnahmen die Ausgaben übersteigen. Auch ein wesentlicher Faktor, wenn es um das Thema Bonität geht.

Wenn die Ausgaben die Einnahmen übersteigen, spricht man von einem Liquiditätsengpass (s. Teil 1.1 Liquiditätsengpass – muss nicht sein!). Dieser Engpass muss zwangsläufig aufgefangen werden. Kurzfristig ist das oftmals über den vorhandenen oder einen neu eingeräumten Kontokorrentkredit möglich – ist allerdings teures Geld und sollte nur kurzfristig genutzt werden.

Sofern dieser finanzielle Rahmen nicht reichen sollte, besteht noch die Möglichkeit, Kunden um Unterstützung zu bitten und die vorhandenen Forderungen schnellstmöglich zu begleichen. Im Gegenzug sollte noch mit Lieferanten ein Agreement für eine etwas spätere Zahlung der Verbindlichkeiten getroffen werden. Dies ist oftmals ein Instrument, das zu nutzen sehr einfach geht – wenn der Engpass rechtzeitig erkannt wird und der Stolz nicht wäre!

Im Gegenzug gibt es natürlich auch eine hohe Liquidität, welche es gilt, effektiv einzusetzen. Die Einnahmen im Vergleich zu den Ausgaben sind sehr hoch, jedoch wird nicht investiert. Dies ist auch nicht gut und wird in aller Regel nicht als Bonuspunkt gewertet. Vielmehr deutet es darauf hin, dass das Unternehmen nicht bereit ist für Wachstum, Entwicklung und Innovation.

Da beide Richtungen nicht optimal sind, hier ein paar Kennzahlen, die recht einfach zu berechnen und lohnenswert sind, diese im Auge zu behalten.

Bei der Berechnung von Kennzahlen der Liquidität ist es erforderlich alle Geschäftsfälle, die zu Kontobewegungen führen, im Blick zu behalten. Somit können Aufwandspositionen ohne Geldfluss, wie z.B. Abschreibung, unbeachtet bleiben können.

Nur den Fokus auf eine BWA zu legen, reicht nicht aus. Natürlich fließen Umsätze in den Gewinn ein, jedoch hat dies erst Auswirkung auf die Liquidität, wenn die Rechnung beglichen wird. Auch gibt es Vorgänge, die zwar zu Kontobewegungen führen, jedoch nicht in der BWA erscheinen. Dazu

gehören u.a. Tilgung von Krediten, Steuernachzahlungen oder auch Steuerabschläge.

Das bedeutet, dass eben solche Positionen ebenfalls in die Liquiditätsberechnung miteinfließen, um eine aussagekräftige Information zu erhalten.

Die Kennzahlen der Liquidität werden in 3 unterschiedliche Grade unterteilt.

Liquidität 1.Grades wird als Bar-Liquidität oder auch als Cash Ratio bezeichnet. Da bei den Einnahmen nur die sofort verfügbaren Mittel eingerechnet werden, spricht man von Bar-Liquidität.

(Kasse + Guthaben bei Banken) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Beträgt die Liquidität 1.Grades 100% würde das bedeuten, dass alle Verbindlichkeiten zum Stichtag sofort beglichen werden können. Heißt schlichtweg, dass die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens sehr hoch ist. Da jedoch Forderungen aus Lieferung und Leistung ebenfalls zur Deckung der kurzfristigen Verbindlichkeiten da sind, wird für die Liquidität 1.Grades von einem Ergebnis von mind. 10% bis max. 30% ausgegangen. Dies gilt als Richtwert.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

(1.000 + 10.000) x 100

_____________________ = 27,5%

40.000

Bitte beachten: Die Kennzahl für die Liquidität 1.Grades ist allerdings, aufgrund des Bezugs auf einen Stichtag, nicht wirklich aussagekräftig.

Liquidität 2.Grades wird als einzugsbedingte Liquidität oder als Quick Ration bezeichnet. Zusätzlich zu den sofort verfügbaren Mitteln werden auch Forderungen, welche innerhalb weniger Tage oder Wochen auf dem Konto eingehen werden, hinzugerechnet.

(Kasse + Guthaben bei Banken + Forderungen) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Der Richtwert liegt bei mindestens 100% für die Liquidität 2.Grades.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

Forderungen: 30.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

(1.000 + 10.000 + 30.000) x 100

________________________________ = 102,5%

40.000

Sollte das Ergebnis unter 100% liegen, kann dies verschiedene Ursachen haben. Eine Möglichkeit: Forderungen, die zu lange nicht ausgeglichen werden. Findet ein ausreichendes und kontinuierliches Forderungsmanagement im Unternehmen statt?

Liquidität 3.Grades wird als umsatzbedingte Liquidität oder Current Ratio bezeichnet. Zusätzlich zu den sofort verfügbaren Mitteln und den Forderungen werden auch die Vorräte hinzugerechnet.

(Kasse + Guthaben bei Banken + Forderungen + Vorräte) x 100

kurzfristige Verbindlichkeiten

Der Richtwert liegt hier bei 150-200% für die Liquidität 3.Grades.

Beispiel: Bestand in Kasse: 1.000€

Kontostand Bank: 10.000€

Forderungen: 30.000€

kfr. Verbindlichkeiten: 40.000€

Vorräte: 45.000€

(1.000 + 10.000 + 30.000 + 45.000) x 100

_________________________________________ = 215%

40.000

Falls das Ergebnis erreicht wird, obwohl 2.Grades sehr schlecht ausgefallen ist, kann dies u.U. daran liegen, dass das Lager sehr voll ist. Wenn der Richtwert nicht erreicht wird, kann dies an zu hohen Verbindlichkeiten liegen.

Diese Richtwerte gelten als Empfehlung – als Kennzahl. Die Maßnahmen die davon abgeleitet werden können, sind sehr unterschiedlich und stark branchenabhängig.

Was man allerdings beachten sollte: die unterschiedlichen Liquiditätsgrade sind nur bedingt aussagekräftig, denn sie beziehen sich nur auf die kurzfristigen Verbindlichkeiten in der Regel gegenüber Lieferanten. Es werden hierbei keine Tilgungen oder gar Investitionen berücksichtigt.

Es handelt sich bei diesen Kennzahlen um eine einfache Variante, die sich auf die größten Positionen in einem Unternehmen beziehen.

Um das Ganze im Blick zu behalten und um die Liquiditätssituation einschätzen zu können, empfiehlt sich ein Liquiditätsplan für 12 – 24 Monate.

Mehr dazu: Teil 1.7 – Liquiditätsplanung

“Je entspannt desto Erfolg!” – oder die entspannte Verwirrung

19. Juli 2021

Ich habe vor einiger Zeit die Aussage getroffen “je entspannt desto Erfolg!”

Das hat zu einiger Verwirrung und zu ganz lustigen Diskussionen geführt:

Ja, Subjekt/Prädikat/Objekt waren hier nicht an ihrem Platz und das war durchaus gewollt so:-) Stellt euch vor der Satz hieße “Je entspannter du bist, desto einfacher wird der Erfolg in dein Leben Einzug halten!” Das wäre grammatikalisch korrekt, nur für unser Hirn nicht so einfach zu behalten wie eben das rausgehauene “je entspannt desto Erfolg”.

Wenn wir mit unserem Verstand am Abwägen sind, wie wir eine Entscheidung treffen sollen, ist die Entscheidung im Unterbewusstsein bereits gefallen. Unser Verstand, also unser Bewusstsein, sucht dann nach den passenden Argumenten für die Entscheidung, die eh schon getroffen wurde. Nun kann ich also meine Zeit darauf verwenden, mir diese Argumente dafür und dagegen zu Recht zu legen oder ich kann meinem Bauchgefühl, nichts anderes als mein Unterbewusstsein, vertrauen und damit zumindest diese erste Bauchentscheidung in Erwägung ziehen und dann bewusst in diese Richtung weiter denken. Das heißt nicht, dass der Verstand nichts beitragen soll – im Gegenteil. Der Unterschied liegt darin, ob ich grüble und sprichwörtlich hin- und hergerissen bin oder ob ich bewusst meinem Impuls folge und diese Entscheidung erst einmal akzeptiere. Damit konzentriere ich mich auf diese Variante und werde wesentlich zielgerichteter – und eben vor allem entspannter – weiter kommen.

Es kann auch ein Erfolg sein zu erkennen, dass es DIESE erste Entscheidung für mich nicht war, um dann genauso fokussiert den anderen Weg zu gehen!

Ich wünsche euch allen sehr viel Entspannung – der Erfolg kommt dann sowieso!

Sonderbeitrag Teil 1.4: Mahnung oder freundliche Zahlungserinnerung – kein Grund es nicht zu tun!

16. Juli 2021

Was ist denn überhaupt eine Mahnung – mal ganz einfach erklärt:

Es wurde eine Leistung erbracht, eine Rechnung gestellt und ein Zahlungsziel angegeben. Üblicherweise und bestenfalls sollte die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt ausgeglichen worden sein.

Nicht geschehen?

Dann geht eine Zahlungserinnerung – auch 1.Mahnung genannt – an den Kunden raus. Der Kunde wird mit diesem Schreiben aufgefordert, den fälligen Betrag bis zu einem Zeitpunkt x zu bezahlen. Es ist üblich mehrere (max.3) Mahnungen zu schicken, bevor man rechtliche Schritte unternimmt.

Zu dem Thema Zahlungsverzug haben wir bereits mit unserem Beitrag Forderungsmanagement berichtet. Nur nochmals in aller Kürze. Der Zahlungsverzug beginnt nicht automatisch, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht!

Sollte auf der Rechnung nicht explizit ein Datum zur Fälligkeit der Rechnung angeführt worden sein, kommt der Kunde erst mit Erhalt der Mahnung in den rechtlichen Zahlungsverzug. Ohne den Kunden in Zahlungsverzug gesetzt zu haben, besteht keine Möglichkeit ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Daher gilt es zu überlegen, ob es doch sinnvoll ist, die Fälligkeit jeder Rechnung per Datum auf der Rechnung zu definieren.

Aus rechtlicher Sicht ist dann zwar keine Zahlungserinnerung oder Mahnung mehr erforderlich und es besteht die Möglichkeit direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, jedoch ist diese Vorgehensweise aus unserer

Sicht nicht sinnvoll und verursacht letztendlich nur Kosten, Ärger und Energie.

Zudem – wem von uns ist nicht schon einmal etwas „durchgerutscht“ oder man hat es einfach vergessen?

Sollte aus unerklärlichen Gründen ein zuverlässiger Kunde einmal die Rechnung nicht pünktlich bezahlen, besteht selbstverständlich die Möglichkeit, dies auch telefonisch zu klären. Vielleicht war er mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden oder es gibt Missverständnisse und es wird z.B. noch etwas erwartet. Diese Unklarheiten können dann schnell geklärt werden, jedoch liegt eben kein Beweis für die Mahnung vor.

Viele Unternehmen scheuen sich davor, Mahnungen zu versenden und handeln eher nach dem Motto „warten wir mal besser noch eine Woche, wird schon noch kommen“. Speziell bei guten Kunden!

Jedoch ist es grundsätzlich notwendig einen Mahnlauf konsequent einzuplanen. Zum einen wissen dann die Kunden, dass eine pünktliche Bezahlung der Rechnung erwartet wird und zum anderen ist es ein wichtiges Element im Forderungsmanagement und der Liquiditätsplanung.

Voraussetzung für einen Mahnlauf solle natürliche die regelmäßige Verbuchung der Zahlungen sein – mindestes 1x pro Woche, besser täglich. Nur dann hat man die Gewissheit, dass die noch offenen Posten tatsächlich noch nicht ausgeglichen wurden. Ab 2 Tage nach Fälligkeit spricht nichts gegen den Versand der 1.Mahnung.

Es gibt auch Kunden die „brauchen“ eine 1.Mahnung – vorher passiert einfach nichts. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3.Stufe.

Eine 2.Mahnung geht in aller Regel nach 7-10 Tagen nach Fälligkeit der ersten Mahnung raus. Das ist ausreichend Zeit, um auf die erste Mahnung zu reagieren – bestenfalls mit der Bezahlung.

Da im Umgang mit Kunden die Freundlichkeit sehr wichtig ist, so ist auch die Zuverlässigkeit seitens Kunde Voraussetzung für eine gute Geschäftsbeziehung. Sollte auch die Frist der 2.Mahnung verstrichen sein, so sollte man – wieder nach 7-10 Tagen – eine 3.Mahnung versenden.

Sicher ist nun ein Punkt gekommen, da hat man – bei aller Freundlichkeit – keine Lust mehr. Daher darf dies in der 3.Mahnung auch zum Ausdruck kommen und eine konkrete Androhung rechtlicher Schritte hat schon oft geholfen.

Wünschenswert, wenn spätestens jetzt etwas geschieht und die Rechnung beglichen wird. Sonst hilft nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren.

Sollte ein Kunde für den Ausgleich seiner Rechnung die 3.Mahnstufe benötigen, stellt sich die Frage, zukünftig nur noch gegen Vorauskasse zu liefern. Das spart dem Unternehmen jede Menge Ärger, Zeit und Kosten.

Die Pfeffermühle im 5-Sterne-Standard

12. Juli 2021

Fast weltweit haben wir bei Hotels ein Sterne-System, das uns suggeriert, wir könnten daran einen Standard ablesen. Dass dies von Land zu Land, Region zu Region und sogar innerhalb der Kategorien sehr stark variiert, ist bestimmt jedem schon mehrfach aufgefallen.

Wenn wir nun in Deutschland ein 5-Sterne-Superior-Hotel nehmen, stellen wir uns einen bestimmten Standard vor, weil wir zumindest grob wissen, was notwendig ist, um diese 5 Sterne und das “S” zu bekommen. Und hier stoßen die vergleichenden Benchmark-Standards an ihre Grenzen, was ich vor einiger Zeit live erleben durfte:

Die Kategorie 5-Sterne-S enthält diese und jede Zimmerausstattung, eine Fitness- und Wellness-Ausstattung etc. – so weit so gut.

Allerdings nicht definiert ist die Art der Hotelführung und die Service-Bereitschaft der Mitarbeiter. So würde mein Standard-Verständnis beispielsweise vorsehen, dass jeder einigermaßen erfüllbare Kundenwunsch gerne und selbstverständlich angegangen wird. Eine Antwort auf die Bitte nach der Pfeffermühle wie “Sie haben doch einen Pfefferstreuer auf dem Tisch!” passt nicht in mein Bild einen 5-Sterne-Superior-Standards. Und wenn dies nicht nur eine vereinzelte Service-Fehlinterpretation eines Mitarbeiters ist, sondern dies tatsächlich als Haus-Standard durchgängig gelebt wird, lerne ich daraus:

Ein echter Standard ist immer durchgängig durchdacht und enthält neben den harten Fakten ganz selbstverständlich auch die weichen Anteile!

Ich liebe ECHTE Standards!

Sonderbeitrag Teil 1.3: Forderungsmanagement – unbedingt!

9. Juli 2021

Man sollte sich keine Gedanken darüber machen müssen, wie und ob das Unternehmen Rechnungen oder Löhne & Gehälter bezahlen kann. Doch jede Zahlungsverzögerung und jeder Zahlungsausfall bedeutet, dass sich Gewinn und Liquidität eines Unternehmens verschlechtern und es – wenn´s dumm läuft – auch mal eng werden kann.

Zahlt ein Kunde beispielsweise eine Rechnung in Höhe von 50.000€ nicht pünktlich, das Geld aber für den Ausgleich von Verbindlichkeiten eingeplant war, kann die Folge davon sein, dass womöglich der Kontokorrentrahmen belastet werden muss und hierfür erhebliche Zinsen anfallen.

Jeder braucht sein Geld, um wirtschaften zu können – das ist bekannt. Wenn man nun Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung verkauft, besteht eine Forderung über die Höhe des vereinbarten Preises gegenüber diesem Kunden. Und es bedeutet ebenfalls, dass man seinem Kunden erlaubt, die Ware oder Dienstleistung zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen.

Diese offenen Forderungen oder auch offene Posten genannt („OPs“) bergen Risiken in sich. Wer kann schon sagen, ob der Kunde pünktlich und vollständig bezahlt? Vielleicht bezahlt der Kunde auch nur einen Teilbetrag oder womöglich gar nicht?

Und genau hier setzt das Forderungsmanagement an:

Zahlungsausfälle und verspätete Zahlungseingänge sollen vermieden werden. Es bezeichnet die Maßnahmen und die damit verbundenen Aufgaben, um dies zu erreichen. Als präventive Maßnahmen gelten z.B. Schufa-Auskunft und verschiedene Versicherungen, die den Forderungsausfall abdecken sollen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, einen Neukunden ausschließlich mit Vorauskasse zu beliefern – kommt allerdings nicht immer gut an.

Im Forderungsmanagement geht es auch um die Konditionen, die in Verträgen festgelegt werden. Ebenso ist ein konsequentes Mahnwesen bis hin zum Inkasso leider oft unerlässlich.

Natürlich sollten möglichst wenig offene Forderungen vorhanden sein – der Traum, wenn alle pünktlich oder womöglich zu früh die Zahlung tätigen.

Da dies oft nicht die Realität ist, hierzu ein paar harte Wahrheiten:

Der Kunde kommt erst in den rechtlichen Zahlungsverzug, wenn auf der Rechnung ein eindeutiges Datum als Zahlungsziel angegeben ist und er dies überschreitet – auch ohne Mahnung.
Sollte kein eindeutiges Zahlungsziel angegeben worden sein, sondern lediglich z.B. 30 Tage nach Rechnungsdatum, beginnt der Zahlungsverzug erst mit Erhalt der ersten Mahnung. Durch eine entsprechende Vertragsgestaltung und Rechnungserstellung, müssen somit Kunden nicht zuerst angemahnt werden, um in Zahlungsverzug zu kommen.

Um offene Posten – sprich noch vorhandene Forderungen – nicht aus dem Blick zu verlieren, ist ein Forderungsmanagement erforderlich.

Ebenfalls ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, die zeitnahe Fakturierung der erbrachten Leistung, sowie der korrekten Ausstellung unter rechtlichen Aspekten, sicherzustellen.

Sollte es dennoch zu einem Zahlungsverzug kommen, ist es ebenfalls die Aufgabe des Forderungsmanagements ein außergerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Hört sich sehr hart an – hier zusammengefasst, was man darunter versteht und wie es umgesetzt werden kann:

Einige Tage nach Fälligkeit der Rechnung wird eine Mahnung oder Zahlungserinnerung verschickt. Dies jedoch nur, wenn man der Meinung ist, dass die Leistungen zur vollen Zufriedenheit für den Kunden ausgeführt wurden und dieser lediglich versehentlich versäumt hat, die Rechnung

auszugleichen. Für eine gute Kunden-Lieferanten Beziehung gehen wir den Weg jedoch mit einem Anruf. So bekommt man sehr schnell mit, ob etwas im Argen liegt oder die Zahlung tatsächlich nur versäumt wurde. Und so ganz nebenbei arbeiten wir damit an der Kundenbindung. Achtung jedoch: dies ist aufgrund der Nachweisbarkeit nicht als Zahlungserinnerung zu sehen.

Wenn der Kunde immer noch nicht bezahlt, kann und sollte nach einer bestimmten Frist – in aller Regel 1 Woche – erneut eine Mahnung verschickt werden – dies ist dann Mahnstufe 2.

Sollte auch noch eine 3.Mahnung erforderlich sein, darf die Androhung gerichtlicher Schritte, nach Ablauf einer weiteren Frist von ca. 7-10 Tagen, gerne beinhaltet sein.

Jeder Tag „mehr“ kostet das Unternehmen einfach Geld.

Nicht zuletzt verursacht auch das Forderungsmanagement für das Unternehmen Kosten! Sprich die Kosten für Mahnungen können dem Kunden berechnet werden, allerdings in angemessener Höhe. Mahnpauschalen in Höhe von ca. 40€ bei Geschäftskunden sind keine Seltenheit und zusätzlich können ebenfalls Verzugszinsen in Anrechnung gebracht werden.

Sollte das alles noch nichts genutzt haben, bleibt nur der Weg über ein Inkassobüro. Dieses Büro erhält den Auftrag, die Forderungen im Namen des Unternehmens einzuziehen.

Wenn immer noch nichts passiert, bleibt nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren, um an Recht und Geld zu kommen. Natürlich möchte man dies nicht, ist u.U. unangenehm, aber dennoch – die Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert bzw. erbracht und somit sind die Forderungen begründet und gerechtfertigt. Es ist das Geld des Unternehmens.

Zudem ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens unerlässlich, um eine Verjährung der Forderung zu unterbrechen. Denn diese kann grundsätzlich nach 3 Jahren eintreten und dann ist das Geld schlicht und einfach weg.

Der Antrag für ein gerichtliches Mahnverfahren wird beim zuständigen Gericht eingereicht. Dies erfolgt in Form von Vorducken (Papierform) oder online und muss alle relevanten Daten beinhalten. Der Schuldner erhält dann von dem zuständigen Gericht einen offiziellen Mahnbescheid.

An dieser Stelle möchten wir nicht näher auf ein gerichtliches Mahnverfahren eingehen und setzen auf ein gutes Forderungsmanagements von Beginn an.

Wie gut ist das vorhandene Forderungsmanagement?

Zwei Kennzahlen die etwas Aufschluss hierzu geben:

Debitorenlaufzeit: Nehmen Sie die Summe Ihrer Forderungen x 360 und teilen diesen Wert dann durch den Nettoumsatz. Das Ergebnis sollte möglichst nah an dem üblichen Zahlungsziel (z.B. 30 Tage) liegen – noch besser darunter!

Verzugsquote: Forderungen, die das Zahlungsziel bereits überschritten haben, x 100 und diesen Wert dann durch den Nettoumsatz teilen. Umso niedriger der Wert, umso besser fürs Unternehmen.

Die Forderungen im Blick behalten und entsprechend

handeln – es ist das Geld des Unternehmens!

Mehr zum Thema Mahnung/Zahlungserinnerung im nächsten Beitrag.

Frag´ Dich öfters mal…..

5. Juli 2021

wozu ?

Du wirst ganz viele Dinge im Alltag mit diesem kleinen, starken Wort in Frage stellen.

Merkst du…

… dass du viel aus Gewohnheit tust?

… dass du viel tust, ohne dass du das Ziel dazu kennst?

… dass du bei vielen Dingen gar keine Vorstellung hast, wozu diese gut sein können?

… dass du dir viel (er)sparen kannst, z.B. deine Kinder zu schimpfen, Kollegen zu kritisieren, dich zu ärgern u.ä., wenn du dir diese Frage hin und wieder stellst?

Sonderbeitrag Teil 1.2: Risikomanagement – warum?

2. Juli 2021

Das Leben ist nicht planbar – das wissen wir doch alle!

Es geht auch nicht darum überall Probleme und hinter jeder Ecke ein kleines Teufelchen zu sehen, sondern hinzuschauen, wie hoch überhaupt die Wahrscheinlichkeit eines Risikos, was die Konsequenz daraus sein und was man dann tun könnte. Daher ist es gut und sinnvoll, sich über mögliche Risiken im Vorfeld Gedanken zu machen.

Es gibt im Geschäftsleben viele Bereiche, die ein Risiko mit sich bringen können. Oft wird die Ursache, das Risiko und die Auswirkung nicht klar definiert und miteinander vermischt. Sich darüber im Klaren zu sein, ist wichtig und macht doch einiges einfacher.

Im Risikomanagement werden Risiken in 5 verschiedene Bereiche unterteilt:

Operative Risiken, sind Risiken die direkt mit der Geschäftstätigkeit im Zusammenhang stehen. Hierzu gehören beispielsweise Kapazitätsmangel für die Produktion (Material und Arbeitskraft), Ausfall von Produktionslinien oder notwendigen Maschinen.

Strategische Risiken, werden Risiken genannt, die mit strategischen Entscheidungen zusammenhängen. Das können Fehlinvestitionen, falscher Standort oder auch eine falsche Produktausrichtung sein.

Finanzielle Risiken, so z.B. aufgetretener Liquiditätsengpass (siehe hierzu auch Teil 1.1 – Liquiditätsengpass muss nicht sein!) oder z.B. ein Kredit, der nicht mehr bedient werden kann.

Personelle Risiken, sind die Risiken, die in direktem Bezug mit den Mitarbeitern stehen. Natürlich sind plötzliche Ausfälle durch Unfall etc. nicht planbar, jedoch Themen wie z.B. Nachfolgeregelungen oder auch das Thema Fluktuation in einem Unternehmen.

Dann gibt es noch die sogenannten regulatorischen Risiken, die Unternehmen nicht oder nur schwer beeinflussen können. Diese entstehen durch Änderungen im Gesetz oder den vorgegeben Normen. Speziell in den letzten 20 Jahren waren z.B. neue Umweltschutzgesetze für viele Unternehmen ein Thema.

Das Risiko stellt der Datenverarbeitung sollte auch nicht unterschätzt werden. Hierzu muss man nicht viel erläutern – jeder der schon mal einen Virus auf seinem Rechner hatte, weiß um was es geht.

Diese genannten Punkte geben die Antwort auf das „Warum“ in unserer Überschrift.

Um entsprechend gegenwirken zu können, muss man Risiken rechtzeitig erkennen. So kann man vieles abfangen und negative Ereignisse doch flach halten.

Und wie geht man jetzt vor?

Stellen Sie zuerst fest, welche Risiken in Ihrem Unternehmen vorhanden sind und bewerten Sie diese.

Bewerten bedeutet zum einen festzustellen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit überhaupt ist, dass dieser „Worstcase“ überhaupt eintritt und zum anderen, die Auswirkung auf das Unternehmen, wenn eben dieser Fall eintreten sollte.

Das Ganze nennt man Risikoanalyse. Ein hilfreiches Instrument hierzu ist eine Matrix: von „nicht so tragisch“ bis „absolute Katastrophe“ und von „unwahrscheinlich“ bis „tritt mit aller Wahrscheinlichkeit ein“.

Diese Matrix im Austausch mit Mitarbeiter:innen/Kolleg:innen zu erstellen ist sehr hilfreich – auch um mögliche Risiken zu finden, die man selbst nicht sieht.

Im nächsten Schritt geht es auch weiterhin um das Erkennen und Bewerten – jedoch dieses Mal werden die jeweiligen Ursachen für die entdeckten Risiken angeschaut. Man spricht hierbei von der Ursachenanalyse.

So lässt sich leicht erkennen, welchen Ursachen man unbedingt vorbeugen bzw. entgegentreten muss, um ein mögliches ernsthaftes Risiko auszuschließen.

Durch diese Ursachenanalyse können nun für die jeweiligen Risiken Maßnahmen definiert werden, um im Schadensfall die Auswirkungen eines negativen Ereignisses so gering wie möglich zu halten. Auch hier erfolgt eine Bewertung. Bei welchen Maßnahmen lohnt es sich denn überhaupt diese umzusetzen, im Vergleich zu dem Risiko, dass wenn man nichts unternimmt, u.U. eintreten könnte?

Wurden erforderliche Maßnahmen definiert und beschlossen, gilt es diese nun auch umzusetzen. Dies können neu festgelegt Prozesse sein bis hin zu der Anschaffung einer neuen Maschine, um einen Produktionsausfall zu vermeiden. Das Risikomanagement sollte als regelmäßiges Instrument in jedem Unternehmen verankert werden, um in regelmäßigen Abständen Risiken zu bewerten und gegebenenfalls eine entsprechende Gegenmaßnahme einzuleiten und diese auch auf Wirksamkeit zu überprüfen.

In jedem Fall lohnt sich der Aufwand der Risikoanalyse immer – Vorsehen ist bekanntlich besser als das teure Nachsehen.

Die Cloud – eine Wolke für bodenständige Prozesse

28. Juni 2021

Mit der Cloud schaffen wir den Sprung vom bisherigen IT-Management hin zu echtem Informations- und Prozessmanagement.
Damit werden Kompetenzen verlagert: Das ablauforientierte, nutzen- und oft auch wettbewerbsbezogene Denken wird dort abgerufen, wo es sowieso notwendigerweise vorgehalten wird, also beispielsweise im Vertrieb, der Entwicklung oder der Produktionsplanung.

Die Integration der Cloud-Applikationen und vor allem der Services wird in den Fokus gestellt werden, um eine prozessorientierte Architektur unternehmensweit hin zu bekommen.
Die Unternehmer, die sich auf diese Denkweise einlassen, werden potenziell die motivierteren Mitarbeiter finden und gemeinsam mit diesen auch “die Führung” übernehmen.

Sonderbeitrag Teil 1.1: Liquiditätsengpass – muss nicht sein!

25. Juni 2021

Liquiditätsengpass bedeutet laut Definition, dass ein Unternehmen mehr fällige Verbindlichkeiten, als flüssige Geldmittel zur Verfügung hat – kann also seinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen.

Nicht zu verwechseln mit einer Insolvenz – denn das bedeutet ein Liquiditätsengpass nicht zwangsläufig. Jedoch ist ein Liquiditätsengpass leider häufig die Ursache für eine spätere Insolvenz.

Ein Liquiditätsengpass heißt eben nicht, dass ein Unternehmen generell zahlungsunfähig oder gar komplett überschuldet ist – es bedeutet, dass momentan eben die finanziellen Mittel fehlen, um offene Verbindlichkeiten zu bedienen.

Es gibt einige Lösungen, um solch einen Engpass zu überbrücken – sie sind allerdings immer nur für den Moment geeignet.

Mittel- und langfristig gilt es, die Ursachen für solch einen Engpass zu erkennen bzw. herauszufinden, woran es liegt, diese zu beseitigen und entsprechend die Zahlen des Unternehmens im Blick zu behalten.

Natürlich hat jedes Unternehmen, wie auch jeder Privathaushalt, Monat für Monat feste Kosten – sogenannte Fixkosten. Diese sind in aller Regel Miete für Firmengebäude und Maschinen, Strom, Heizung, Telefon, Internet, Versicherungen, Löhne und Gehälter, Sozialabgaben und natürlich Steuern.

Sicher fällt einem hierzu noch so einiges ein …… Monat für Monat muss ein Unternehmen diese Fixkosten schon mal als Basis erwirtschaften.

Dazu kommen auch noch Kosten die für die Geschäftstätigkeit: sprich es muss Rohmaterial, Halbzeuge oder sonstige Ware eingekauft werden. Maschinen müssen gewartet oder repariert werden oder es kommen auf einmal Ausgaben, die nicht vorhersehbar waren oder man die Höhe dieser Kosten falsch eingeschätzt hat.

Das ist alles kein Problem, wenn ein Unternehmen genügend Einkünfte erwirtschaftet, um diese Zahlungen leisten zu können.

Nur, wenn eben genau dieses Geld momentan im Unternehmen fehlt, dann spricht man von einem Liquiditätsengpass.

Eine solche Situation verschafft viel Kopfzerbrechen und mit Sicherheit auch schlaflose Nächte.

Solch eine Situation muss – wie wir aktuell mehr denn je wissen – nicht immer im Unternehmen selbst begründet sein – wir alle wissen, dass viele Unternehmen in den letzten Monaten, aufgrund der Coronapandemie nicht tätig sein durften und „vorübergehend“ schließen mussten.

Natürlich war es für diese Unternehmen unmöglich, die erforderlichen Einkünfte zu erwirtschaften. Trotzdem mussten sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nachkommen – ohne Umsatz oder entsprechende Rücklagen nicht zu bewerkstelligen! Soforthilfe von Bund und Land – das ist ein anderes Thema – dennoch sind viele Unternehmen und Selbstständige in dieser Zeit „unverschuldet“ in einen massiven Liquiditätsengpass gekommen.

Wir alle hoffen, dass diese Zeit bald Geschichte ist und wir wieder mit viel Motivation und Energie zur Normalität zurückkehren können – und ein Engpass an finanziellen Mitteln auch bald der Vergangenheit angehören wird.

Leider kann es auch zu Liquiditätsengpässen kommen, die von den Organisationen selbst verschuldet sind bzw. interne Ursachen haben.

Es gibt immer noch viele Unternehmen, die weder Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen versenden, wenn das Zahlungsziel von Rechnungen bereits überschritten ist – sprich diese Unternehmen haben entweder ein unzureichendes oder schlimmstenfalls gar kein Forderungsmanagement.

Ein Unternehmen kann also solvent sein, aber dennoch über nicht genügend liquide Mittel verfügen. Zur Veranschaulichung: Ein Unternehmen hat durch den Verkauf vieler Produkte, die es seinen Kunden in Rechnung stellt, wirklich hohe Gewinne zu verzeichnen. Nur eben zahlen diese Kunden so spät, dass das Unternehmen die eigenen Verbindlichkeiten an den Lieferanten für den Einkauf genau dieser Produkte, nicht bezahlen kann und befindet sich unweigerlich in einem Liquiditätsengpass.

Hierfür gibt es eine Lösung – später dazu mehr!

Denn – jetzt heißt es vorsichtig sein, um nicht eine Spirale in Gang zu setzen. Oft setzen Lieferanten genau diese Firma dann für Waren- oder Materiallieferungen auch noch auf Vorauskasse und es kann schlagartig erst gar nichts mehr verkauft werden, bevor nicht bezahlt wurde. Es sollte erst gar nicht so weit kommen.

Eine weitere Ursache – mit internem Grund – kann die Handelsspanne – auch „Marge“ genannt – sein. Der eine Lieferant kann nicht liefern, dann bestellt man einfach bei einem anderen Lieferanten – unabhängig davon, ob etwas an Gewinn hängen bleibt oder man sogar darauflegen muss. Selbstverständlich kann man das „mal“ machen, z.B. wenn eine große Exportlieferung ansteht und noch eine geringfügige Position fehlt – sollte jedoch nicht die Regel sein. Es bringt nun mal nichts, die eigenen Kunden glücklich zu machen und dabei selbst auf der Strecke zu bleiben.

Noch ein möglicher, interner Grund für einen Liquiditätsengpass.

Ein Produkt aus eigener Produktion wird 1x kalkuliert, um dann einen Verkaufspreis („VK“) festzulegen. Selbstverständlich wird dieser VK alle 2 Jahre oder auch jährlich um z.B. 2% erhöht. Was aber passiert, wenn der Preis für das Rohmaterial innerhalb 2 Jahren um 30% gestiegen ist? Mangelhaftes oder gar fehlendes Controlling, Verzicht auf Nachkalkulationen oder auch Fehler bei der Analyse von Einnahmen und Ausgaben, kann kurz über lang zu einem Engpass führen – und dass, obwohl der Umsatz gut oder sogar eine Umsatzsteigerung zu verzeichnen ist.

Uns geht es darum, auf die Ursachen derartiger selbst verschuldeter Liquiditätsengpässe hinzuweisen – wobei uns der Begriff Schuld nicht gefällt.

Drücken wir es anders aus: wir wollen sensibilisieren, denn diese Liquiditätsengpässe lassen sich vermeiden.

Analysieren Sie die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens und arbeiten Sie mit einem Liquiditätsplan (Teil 1.7), sowie mit einem gut funktionierende Risikomanagement (Teil 1.2).

Das Thema Forderungsmanagement (Teil 1.3) und aktuelle Zahlen können wir – Ihre Pales-Crew – für Sie übernehmen. Sie müssen nicht bis Anfang des nächsten Monats warten, um zu sehen was die OP-Liste (offene Posten) an Forderungen und Verbindlichkeiten Ihnen zeigt. So haben Sie Ihre Liquidität im Griff und können entscheiden, ob die Lieferung noch in diesem Monat oder womöglich erst in 2 Monaten kommen soll.

Ihnen aktuelle Zahlen und Fakten zu liefern, nicht zuletzt basierend auch auf einem guten Forderungsmanagement – das ist unsere Aufgabe!

Sie als Geschäftsführung haben Zeit für die wichtigen Dinge!

Gibt es Antworten auf folgende Fragen?

Was ist die Basis für die Kalkulation? Werden alle relevanten Kosten tatsächlich berücksichtigt?

Werden einkaufsseitig Preise in regelmäßigen Abständen verglichen?

Sind Preisvorteile durch Rahmenaufträge möglich?

Ist Ihr Unternehmen abhängig von einem Kunden oder sichern mehrere Kunden Ihren Umsatz? Wenn es nur einer oder wenige Kunden sind, was für Möglichkeiten gibt es, um weitere Kunden zu gewinnen?

Wie entwickelt sich der Markt? Was für Innovationen sind möglich?

Wie ist das Unternehmen im Markt aufgestellt?

Nehmen Sie sich die Zeit für die wichtigen Dinge!