Das 2.Wozu – die Revisionssicherheit

Worum geht es hier denn genau?

Die Revisionssicherheit ist laut der GoBD erforderlich und beinhaltet neben den IT-Systemen, dem IKS (internes Kontrollsystem), den beteiligten Menschen ganz besonders die Dokumentation. Die in der GoBD geforderte und auch näher beschriebene Dokumentation ist die Verfahrensdokumentation (VFD). Die Verfahrensdokumentation ist also eine von 4 Säulen zur Erlangung der Revisionssicherheit.

Wie man dem Schaubild entnehmen kann, wirken die Änderungen der GoBD zum 01.01.2015 in mehrere Bereiche, anfangend von der Verbuchung von Belegen in einem Unternehmen über die Aufbewahrung dieser bis zur Datensicherheit und der internen Nachkontrolle. Um die benötigte Revisionssicherheit zu erlangen, muss sichergestellt sein, dass die Informationen in unserem Unternehmen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden.

Dazu bauen wir auf den 4 Säulen der Revisionssicherheit auf:

Die Hälfte der Revisionssicherheit haben wir schon bei ordnungsgemäßer Handhabung von Belegen in einem Unternehmen (Säule Mensch) sowie der vollständigen Aufbewahrung und gleichzeitig der Sicherung der Belege und Daten vor Verlust, Änderungen und von Fälschung (Säule IT-Systeme) erlangt. Die andere Hälfte bildet die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Belege (Säule Dokumentation-Verfahrensdokumentation) und schlussendlich die integrierten Kontrollmechanismen (Säule internes Kontrollsystem) – schon haben wir die Revisionssicherheit.

Unterm Strich reicht es aus, unsere vier Säulen als Grundgerüst zu nutzen, um ein revisionssicheres Unternehmen zu schaffen und zu leben!